Vzor směrnice Rady obce o inventarizaci

Vzor směrnice č. xx/2011 Rady obce xy o inventarizaci

Obec:

Adresa:

IČO:

Směrnici zpracoval:

Směrnici schválil: (rada + č. usnesení, popř. starosta, není-li rada zřízena)

Účinnost směrnice od:

1. Právní předpisy

Povinnost inventarizace majetku a závazků vychází ze zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, v platném znění (§ 29 a § 30). Prováděcím předpisem je vyhláška č. 270/2010 Sb. Inventarizace majetku a závazků je jednou z podmínek zabezpečujících průkaznost účetnictví. Tato vnitřní norma upravuje provádění inventarizací veškerého majetku a závazků, ostatních pasiv (vlastních zdrojů a rezerv), podrozvahových účtů a operativní evidence. Inventarizace se provádí vždy k datu účetní závěrky (zpravidla 31. 12.).

1. 2.

Cíle a obsah inventarizace

Inventarizacemi majetku a závazků se zjišťuje:

1. průkaznost účetnictví – vztah účetnictví ke zjištěnému stavu,
2. ověření skutečného stavu a jeho souladu s účetním stavem,
3. oceňovací principy,
4. existence a výskyt majetku.

Inventarizacemi se zajišťuje:

1. správnost vedení evidence a úplné dokumentace,
2. technický stav majetku,
3. ochrana majetku,
4. odpovědnost za majetek.

Provedení inventarizace musí zároveň zajistit plnění registrační funkce účetnictví včetně úplné dokumentace k inventarizovanému majetku.

1. 3.

Plán inventur

Plán inventur bude sestaven do 30. 9. daného roku, ke kterému se inventarizace provádí.

Plán inventur bude sestaven v rozsahu dle § 5 vyhlášky č. 270/2010 Sb.

Součástí plánu inventur bude jmenování členů inventarizačních komisí a ústřední inventarizační komise (dále jen ÚIK), včetně podpisových vzorů jednotlivých členů.

Plán inventur má závazný vzor, který je přílohou č. 1 této směrnice. Dle podpisových vzorů, které jsou přílohou plánu inventur, budou připojovány podpisové záznamy na inventurní soupisy, dodatečné inventurní soupisy, k inventarizační zprávě a případně k ostatní inventarizační evidenci.

1. 4.

Inventarizační komise

Inventarizační komise budou jmenovány k 1. 10. daného roku a seznam členů jednotlivých inventarizačních komisí bude uveden jako součást plánu inventur. Inventarizační komise budou nejméně dvoučlenné. Členem inventarizační komise u fyzických inventur musí být vždy osoba odpovědná za majetek, u dokladových inventur účetní odpovědná za inventarizační položku. Dalším členem může být člen zastupitelstva, vedoucí odboru, další pracovník odboru. Členové komisí mají právo na přístup k účetním knihám, účtům a dokumentům města za období běžného roku, pokud se na tyto dokumenty nevztahují zvláštní předpisy.

Předsedou ÚIK bude zvolený člen zastupitelstva obce. ÚIK plní zároveň funkci likvidační komise.

Na přípravě inventarizace (proškolení, seznámení se s podklady pro inventarizaci) jsou povinni zúčastnit se pracovníci jmenovaní:

• v ústřední inventarizační komisi (dále jen v ÚIK),

• v dílčích inventarizačních komisích (dále jen DIK),

• ostatní pracovníci, v jejichž přímé odpovědnosti se inventarizovaný majetek nachází.

Pracovníci, kteří se budou podílet na přímém provedení inventarizace, před zahájením prací obdrží:

• seznamy inventarizačních položek, případně jejich částí (části inventarizačních položek je možné předat i v elektronické podobě),

• seznamy inventarizačních identifikátorů,

• tiskopisy stanovené přílohami této směrnice k vyplnění,

• související vnitroorganizační směrnice účetní jednotky, zejména:

  • směrnice k zásobám včetně oceňování úbytků zásob a způsoby, jak jsou stanoveny manka do normy (technologické úbytky a odchylky vlivem techniky měření),

  • směrnice k oceňování majetku – inventarizačních přebytků, opravných položek, rezerv, reálné hodnoty,

  • směrnice k opravným položkám a odpisu pohledávek.

Příprava inventarizace odpovědných pracovníků za majetek obsahuje také:

• kontrolu označení majetku inventárním číslem,

• úplnost pokladní knihy k inventurám pokladen,

• příprava podkladů k ověření stavu (manka do normy, karty majetku s údaji – např. pasporty budov, způsoby zjišťování množství zásob apod.).

Při provádění inventarizací je třeba ohlásit každou odchylku od žádoucího stavu předsedovi ÚIK, a to neprodleně v průběhu probíhající inventarizace.

Požadavky na znalosti inventarizačních komisí:

• znalost umístění a vlastností inventarizačních položek,

• znalost ocenění inventarizačních položek,

• znalost předpisů k bezpečnosti práce a hygienických předpisů,

• znalost vnitroorganizačních inventarizačních postupů včetně postupů k vyplnění tiskopisů a oběhu dokladů,

• znalost plánu inventur.

• 5.

Inventurní soupisy, inventurní záznamy a inventarizační zpráva

Inventurní soupisy slouží k zachycení skutečného stavu majetku a závazků, u nichž se provádí inventura, k popisu majetku a závazků. Inventurní soupisy se vyhotovují odděleně podle uživatelů a podle umístění.

Inventurní soupisy se řídí § 30 zákona o účetnictví a musí obsahovat:

• jednoznačnou identifikaci majetku,

• podpis osoby odpovědné za zjištění skutečností (člen dílčí invent. komise),

• podpis osoby odpovědné za provedení inventarizace (předseda DIK),

• způsob zjišťování skutečných stavů (fyzicky, dokladově, výpočtem),

• ocenění majetku a závazků k okamžiku ukončení inventury (částka v Kč),

• datum vyhotovení inventurního soupisu.

Inventurní soupisy podepisují na všech stranách vždy členové DIK. Jednotlivé strany inventurních soupisů musí být označeny pořadovými čísly stránek.

Inventarizační zápis vyhotovují DIK.

Obsah:

1. označení inventarizovaného majetku nebo závazků, jejich umístění a jména uživatelů odpovědných za majetek,
2. den, k němuž byla inventarizace provedena,
3. přehled vyhotovených inventurních soupisů,
4. porovnání skutečného a účetního stavu k datu inventarizace,
5. přehled účetních dokladů určených k vyúčtování zjištěných inventarizačních rozdílů,
6. zjištění a návrhy na opatření, vyjádření k nedohledaným předmětům,
7. návrhy na vyřazení majetku neupotřebitelného, poškozeného atd.,
8. datum vyhotovení inventarizačního zápisu, jména členů DIK a podpisy členů DIK, podpis pracovníka odpovědného za svěřený majetek.
9. 6.

Metody provádění

1. Fyzická inventura se provádí na:

   • dlouhodobý hmotný (popřípadě nehmotný) majetek,

   • drobný hmotný dlouhodobý (popř. nehmotný) majetek,

   • zásoby,

   • peněžní prostředky v hotovosti,

   • ceniny.

IK použije při provádění fyzických zjištění jako podklad následující evidence:

• registr dlouhodobého majetku,

• skladovou evidenci,

• evidenci pohledávek a

• evidenci závazků.

• b)

Dokladová inventura se provádí na:

• nemovitosti (výpis z katastru nemovitostí),

• nedokončený nehmotný, hmotný a finanční majetek,

• nehmotný dlouhodobý majetek,

• drobný nehmotný dlouhodobý majetek,

• pohledávky a závazky,

• poskytnuté zálohy,

• zboží a materiál na cestě,

• peníze na cestě,

• cenné papíry a vklady na bankovních účtech,

• účty časového rozlišení skupina 38,

• podrozvahové účty,

• majetek v držení třetích osob (např. majetek v opravě, pronajatý majetek, zapůjčený majetek).

Při dokladové inventuře je základním způsobem zjišťování skutečného stavu ověření podle inventarizačních evidencí.

Konfirmační dopisy na neuhrazené pohledávky budou zasílány odběratelům jen v případě pohledávek po splatnosti 60 a více dní a v případě, že součet pohledávek za jedním dlužníkem přesahuje hodnotu 100 tis. Kč. Stanovená výše pohledávek se netýká záloh ve vztahu k dodavatelům energií a vodného a stočného. Konfirmační dopisy budou odeslány do 15. 1. následujícího roku se zjištěním stavu pohledávky k 31. 12.

1. 7.

Zjišťování informací pro zúčtovatelné inventarizační rozdíly

IK v inventurním soupisu uvede případ zjištění neadekvátnosti ocenění majetku za těchto podmínek, kdy se hodnota majetku jeví nižší než jeho ocenění snížené o oprávky z důvodu, kdy:

1. majetek vykazuje znaky významného zanedbání běžné údržby až ztráty funkčnosti nebo
2. vnější okolnosti významně snižují hodnotu majetku (nedostupnost, ekologická zátěž, hlučnost a jiná omezení v činnosti vedlejšími stavbami, omezení využití – např. chráněná krajinná oblast, rezervace atd.),

a to zároveň za podmínek, kdy se hodnota majetku jeví nižší významně – minimálně o 10 %.

1. 8.

Oběh dokladů k zaúčtování inventarizačních rozdílů

Na základě zápisů v inventurních soupisech vyhotoví ÚIK doklady k proúčtování zúčtovatelných inventarizačních rozdílů a případně informace o nevypořádaných inventarizačních rozdílech k uvedení do souladu účetnictví se skutečností. Doklady musí být předány k proúčtování nejpozději do 15. ledna následujícího roku. Informace o nevypořádaných inventarizačních a zúčtovatelných inventarizačních rozdílech bude uvedena v textové části přílohy účetní závěrky. Doklady k proúčtování zúčtovatelných inventarizačních rozdílů v případě významného vlivu na zhoršení majetkové pozice obce musí být schváleny radou nebo zastupitelstvem.

1. 9.

Vyhodnocení inventarizační zprávy

Inventarizační zpráva bude vyhodnocena radou obce. Inventarizační zpráva má závazný vzor, který je přílohou č. 2 této směrnice.

Rada obce rozhodne o:

• řešení mank a schodků z hlediska odpovědnosti za škodu a požadavků na náhradu škody (převod odpovědnosti na zřízenou škodní a likvidační komisi),

• opatření k odstranění negativních zjištění (včetně termínů a odpovědných osob),

• vyhodnocení finančních dopadů (např. potřeba oprav a rekonstrukcí) s vazbou na rozpočet, na plány oprav,

• rozhodne o změnách záměrů využívání majetku,

• vyhodnocení adekvátnosti a dostatečnosti pojištění majetku.

  …