Vzor směrnice k oběhu účetních dokladů

Oddíl I.

Úvod – společná část

Čl. 1

Forma – náležitosti

1.1. Podkladem pro zápisy účetních případů v účetních knihách jsou účetní doklady. Účetní doklady jsou průkazné účetní záznamy, které v souladu s § 11 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů (dále jen zákon o účetnictví), musí obsahovat

1. označení účetního dokladu,
2. obsah účetního případu a jeho účastníky,
3. peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství,
4. okamžik vyhotovení účetního dokladu,
5. okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s okamžikem podle písmene d),
6. podpisový záznam podle § 33a odst. 4 osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování.

Skutečnosti podle písmen a) až f) prokazuje účetní jednotka pouze účetním dokladem.

1.2. Účetní jednotky jsou povinny vyhotovovat účetní doklady bez zbytečného odkladu po zjištění skutečností, které se jimi zachycují, a to tak, aby bylo možno určit obsah každého jednotlivého účetního případu způsobem podle § 8 odst. 5 zákona o účetnictví.

Okamžikem uskutečnění účetního případu je v souladu s ČÚS 701 bod 5:

Vzor

• den, ve kterém dojde ke splnění dodávky,

• den vzniku nebo platby závazku,

• den vzniku nebo inkasa pohledávky,

• den postoupení pohledávky,

• den vkladu pohledávky,

• den poskytnutí nebo přijetí zálohy,

• den převzetí dluhu,

• den zjištění manka, schodku, přebytku či škody,

• den pohybu majetku uvnitř účetní jednotky,

• při převodu vlastnictví k nemovitostem, jež podléhají vkladu do katastru nemovitostí, se za okamžik uskutečnění účetního případu považuje den doručení návrhu na vklad KÚ.

1.3. Forma směrnice:

Vzor

• popisná,

• schematická.

Součástí této směrnice jsou podpisové vzory osob, které s účetními doklady pracují.

1.4. Oběh účetních dokladů:

Vzor

• prokazuje postup předávání dokladů od jejich vyhotovení až po archivaci,

• vymezuje oprávnění a odpovědnost jednotlivých osob za ověření věcné i formální správnosti,

• uvádí návaznost pracovních postupů včetně lhůt předávání dokladů mezi jednotlivými pracovišti (zaměstnanci).

Účetnictví ÚSC je vedeno v softwarovém programu firmy GORDIC Jihlava. Organizace má zakoupeny programové moduly účetnictví, pokladna, faktury, evidence majetku atd.

Čl. 2

Fáze oběhu účetních dokladů

2.1. Vznik účetního dokladu:

Vzor

• externí doklady,

• interní doklady.

2.2. Kontrola formální správnosti = kontrola náležitostí účetního dokladu dle zákona o účetnictví.

2.3. Kontrola věcné správnosti = přezkoušení správnosti údajů uvedených v dokladech (např. množství, cena, rozsah prací, dodržení smluvních podmínek atd.).

2.4. Příprava k zaúčtování = opatřit doklad číslem z číselné řady. Zaměstnanec odpovědný za zaúčtování předepíše na účetní doklad, případně na přílohu k účetnímu dokladu účtovací předpis. V případě, že bude rozhodnuto o umístění náležitostí účetního dokladu na jiných než účetních písemnostech, bude dále tato možnost (pokud nastane) výslovně uvedena, např. likvidační lístek apod.

2.5. Označení účetních dokladů, účetních knih a ostatních účetních záznamů a jejich uspořádání musí být provedeno tak, aby bylo zřejmé, že jsou kompletní a kterého účetního období se týkají. Opravy v účetních záznamech lze realizovat v souladu s ustanovením § 35 odst. 1 až 7 zákona o účetnictví a nesmějí vést k neúplnosti, neprůkaznosti, nesprávnosti, nesrozumitelnosti nebo nepřehlednosti účetnictví. Odpovědnost za správné označování účetních dokladů a za jejich případné opravy nesou příslušní pověření zaměstnanci, dále uvedení podle jednotlivých typů účetních dokladů.

Náležitosti daňových dokladů (pokud přicházejí v organizaci v úvahu) jsou stanoveny zákonem č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, v platném znění. Veškeré tyto náležitosti je třeba mít na zřeteli při vystavování daňových dokladů na výstupu a při uplatňování odpočtu DPH na vstupu. Odpovědnost nesou jednotliví zaměstnanci, dále uvedení pro jednotlivé typy dokladů.

Účetní výkazy – zpracování měsíčních, čtvrtletních, pololetních a ročních účetních sestav a finančních výkazů zajišťuje ..... v termínu.........

Účetní knihy – výčet všech účetních knih, které ÚSC vede: .... (př. kniha došlých faktur, kniha vydaných faktur, pokladní kniha, hlavní kniha, deník) včetně konkrétních číselných řad.

Účtový rozvrh – každoročně aktualizovaný musí být přílohou této směrnice a musí obsahovat veškeré účty použité a potřebné k zaúčtování všech účetních případů.

2.6. Zaúčtování dokladu = zajistit na dokladu poznámku o zaúčtování s podpisem odpovědné osoby a s uvedením data, kdy bylo účtováno.

2.7. Archivace = stanovení lhůt (minimální lhůty jsou stanoveny zákonem o účetnictví) a stanovení zodpovědných osob. Archivaci účetních dokladů je třeba realizovat v souladu s ustanovením § 33 odst. 8 zákona o účetnictví.

2.8. Skartace = stanovení způsobu skartace dokladů a stanovení zodpovědných osob.

Čl. 3

Předmět úpravy

Vzor

• Oběh dokladů – výdajová část

  1. Dodavatelské faktury
  2. Doklady k účtování o majetku
  3. Doklady k účtování o mzdách, odvodu pojistného sociálního a zdravotního pojištění, daně ze mzdy a srážek mezd
  4. Doklady při poskytování náhrad výdajů při pracovních cestách
  5. Doklady k ostatním platbám
  6. Doklady k účtování o sociálním fondu
  7. Doklady k účtování závodní jídelny (stravenek)
  8. Doklady k účtování cenin

• Oběh dokladů – příjmová část

  1. Oběh pokladních dokladů
  2. Oběh bankovních dokladů

• Evidence smluv a objednávek

• Podpisové vzory

Čl. 4

Závaznost směrnice

4.1. Ustanovení této směrnice se vztahují na oběh vnějších a vnitřních účetních dokladů, ověřujících provedení hospodářských operací, spojených s účtováním o majetku, závazcích, tvorbě výsledku hospodaření, výdajových a příjmových operacích, o nichž se účtuje v účetnictví, tj.:

Vzor

• faktur a dobropisů za dodávky investiční povahy,

• faktur a dobropisů za dodávky neinvestiční povahy,

• dokladů k ostatním platbám (bez faktur),

• dokladů k výplatě mezd, odvodů pojistného na sociální a zdravotní pojištění, daní příjmu a srážek z mezd,

• faktur vydaných externím fyzickým a právnickým osobám,

• dokladů k ostatním nefakturovaným příjmům,

• dokladů při pracovních cestách,

• pokladních dokladů,

• dokladů za pohledávky z titulu smluvních pokut a úroků z prodlení.

4.2. Hospodaření ÚSC a z toho vyplývající hospodářské operace a účetnictví je upraveno následujícími základními předpisy a Českými účetními standardy:

Vzor

• Zákon č. 128/2000 Sb., o obcích, v platném znění.

• Zákon č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech a o změně některých souvisejících zákonů (rozpočtová pravidla), ve znění pozdějších předpisů.

• Zákon č. 219/2000 Sb., o majetku České republiky a jejím vystupování v právních vztazích, ve znění pozdějších předpisů.

• Zákon č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, ve znění pozdějších předpisů.

• Vyhláška č. 323/2002 Sb., o rozpočtové skladbě, ve znění pozdějších předpisů.

• Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů.

• Vyhláška č. 410/ 2009 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro některé vybrané účetní jednotky.

• Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce.

• České účetní standardy pro některé vybrané účetní jednotky, které vedou účetnictví podle vyhlášky č. 410/ 2009 Sb., tj. prozatím ČÚS č. 701 až ČÚS č. 708.

• Obchodní a občanský zákoník.

• Zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole.

• Vyhláška č. 416/2004 Sb., kterou se provádí zákon o finanční kontrole.

4.3. Podle této směrnice a zásad v ní uvedených postupují všichni zaměstnanci (resp. správci prostředků) včetně pokladny a samostatných odborů a oddělení městského (či obecního) úřadu. Ostatní zaměstnanci ÚSC, kteří se v rámci plnění svých úkolů stanou účastníky realizovaných účetních případů, jsou povinni plnit pokyny správců rozpočtových prostředků ve smyslu zásad stanovených směrnicí o oběhu účetních dokladů.

4.4. Kontrolu dodržování směrnice o oběhu účetních dokladů zabezpečuje samostatné oddělení – finanční účtárna.

Odpovědnost stanovit jmenovitě podle popisu pracovních míst ve smyslu organizačního řádu organizace.

Oddíl II.

Oběh dokladů – výdajová část

Čl. 5

Přijaté faktury

5.1. Faktury došlé do organizace, a to jak do sekretariátu, tak i na jednotlivé odbory, musí být předány finančnímu odboru (dále jen FO) k evidenci denně nejpozději do 12 hodin. Přijaté faktury jsou:

Vzor

• předány ekonomickému odboru,

• roztříděny na faktury z dovozu a tuzemské a dále na investiční, materiálové a režijní,

• označeny interní číselnou řadou XYZ.....,

• zaúčtovány jako předpis závazku,

• opatřeny vnitřním účetním dokladem; založí se do desek příslušného odboru nebo oddělení, tzn. budou neprodleně předloženy odpovědnému zaměstnanci odboru (oddělení), který ověří věcnou správnost (kompetence jsou stanoveny organizačním řádem).

Pověření zaměstnanci odboru organizace si denně vyzvednou faktury ve finanční účtárně,

Vzor

• omylem dodaná faktura na příslušný odbor musí být neprodleně vrácena finanční účtárně,

• v případě, že přijde faktura přímo příslušnému odboru, je povinností vedoucího odboru zajistit její okamžité předání finanční účtárně organizace,

• pokud nemá být dodavatelská faktura uhrazena, vrátí ji odbor, kterému přísluší, s písemným odůvodněním přímo dodavateli a kopii, odůvodnění předá finanční účtárně.

5.2. Věcnou a obsahovou správnost přezkušuje odpovědný zaměstnanec odboru, potvrzuje ji svým podpisem dle podpisového vzoru (v souladu organizačním řádem):

Vzor

• u zahraničních faktur – .........................,

• u investičních faktur – ..........................,

• u materiálových faktur – .......................,

• u režijních faktur – ...............................

5.3. Ověřený originál faktury předá uvedený zaměstnanec neprodleně, nejpozději do 3 dnů k proúčtování.

5.4. Formální správnost zkontroluje a potvrzuje svým podpisem pověřený zaměstnanec účtárny (vedoucí finanční účtárny) organizace. O zaplacení faktury se účtuje na syntetickém účtu 321 – Dodavatelé a v saldokontu dodavatelů.

5.5. Ověřený originální doklad předá zaměstnanec finanční účtárny k automatizovanému zpracování a poté k založení (úschově).

5.6. Správci hospodaří s rozpočtovými prostředky buď až do výše jim přidělené a schválené, nebo vždy s následným souhlasem samostatného finančního odboru.

5.7. Při zajišťování dodávek jsou správci povinni dodržovat zásady pro zadávání veřejných zakázek dle zákona č. 137/2006 Sb. Parlamentu ČR, o veřejných zakázkách (v platném znění od 1. 7. 2006).

Čl. 6

Likvidace a placení faktur

6.1. Účetní doklady – vnitřní

Účetní doklad vyhotovuje pověřený zaměstnanec finanční účtárny ke každé došlé faktuře (jako její součást) ihned po obdržení faktury. Účetní doklad je předán spolu s fakturou k ověření věcné správnosti.

6.2. Správce rozpočtových prostředků (pověřený zaměstnanec) po obdržení faktury zajistí:

Vzor

• kontrolu věcné a finanční správnosti faktury,

• případné doplnění údajů v oddíle přiloženého účetního dokladu,

• připojení příloh souvisejících s fakturou – kopie smlouvy nebo objednávky, dodacích listů, příjemky, výdejky apod.,

• registraci do operativně technické evidence (OTE) majetku organizace u příslušného zaměstnance samostatného oddělení – Evidence majetku (dále jen "odd. evidence majetku" dle organizačního řádu) v případě dodávky charakteru hmotného a nehmotného majetku. Postup při zařazování majetku do evidence upravuje samostatná směrnice o nakládání s majetkem organizace.

6.3. Zaměstnanec finanční účtárny provede:

Vzor

• kontrolu platby z hlediska výše limitu,

• kontrolu přípustnosti operace (např. z hlediska přiřazení platby správcem do příslušného paragrafu, výdajové položky, čísla správce a podpoložky apod.),

• kontrolu podpisu oprávněného správce a likvidátora.

Provedení kontroly potvrdí svým podpisem v příslušném účetním dokladu.

Při neúplném či nesprávném vyplnění účetního dokladu nebo při nesprávném podpisu správce vrátí účetní doklad ihned zpět příslušnému správci k doplnění.

6.4. Pověření zaměstnanci účtárny vždy provedou:

Vzor

• kontrolu náležitostí účetního dokladu (§ 11 zákona o účetnictví).

Finanční účtárna nezaúčtuje účetní případ, pokud není její přípustnost potvrzena podpisem odpovědného správce podle podpisového vzoru. V opačném případě je účtárna povinna vrátit doklad k doplnění přes podpisovou knihu.

• doplnění účtových předpisů a zaúčtování faktur dle připojených dokladů,

• účtování na majetkové účty v případě dodávek charakteru nehmotného a hmotného majetku, vydání platebního příkazu peněžnímu ústavu k úhradě faktury.

Účtárna neprovede vydání příkazu, pokud není přípustnost potvrzena podpisem správce svěřených finančních prostředků podle pověření a odpovědnosti.

Čl. 7

Doklady k účtování o majetku

7.1. registraci do OTE majetku osvědčují zaměstnanci příslušného oddělení (např. odd. evidence majetku) podpisem v příslušném oddíle účetního dokladu.

V mimořádných případech (např. ohrožení termínu splatnosti faktury, postupná fakturace jednoho celku apod.) může správce provést registraci v odd. evidence majetku až po zaplacení faktury. Tuto skutečnost je povinen uvést jako informaci pro finanční účtárnu na účetním dokladu.

7.2. Protokol o převzetí dlouhodobého hmotného majetku (dále jen DHM) vyhotovuje pověřený zaměstnanec příslušného odboru nebo organizace pověřené správou majetku organizace ve dvou vyhotoveních při převzetí DHM do evidenčního stavu organizace. Jedno vyhotovení obratem předává finančnímu odboru (resp. oddělení, resp. referátu) k zaúčtování a jedno si ponechává pro vlastní evidenci. Protokol schvaluje vedoucí odboru, do kterého je DHM zařazen, nebo jím pověřený zaměstnanec. Pracovník pověřený vedením evidence DHM současně provádí kontrolu správnosti a opatřuje doklad podpisem. Na odboru slouží protokol jako doklad pro vyhotovení inventární karty DHM v oddělení majetkovém a v účtárně k zaúčtování. Tento postup se dodržuje u dlouhodobého nehmotného majetku (dále jen DNM), jehož cena pořízení překročí stanovený cenový práh podle obecně platných právních předpisů.

7.3. Inventární karty DHM a DNM vyhotovuje formou záznamu do počítače pověřený zaměstnanec (např. majetkového oddělení) v jednom vyhotovení při převzetí DHM a DNM do evidenčního stavu organizace.

Čl. 8

Zásoby

8.1. Postupy při pořízení, evidenci a spotřebě zásob jsou obsahem směrnice pro hospodaření s majetkem organizace – kap. zásoby.

8.2. Evidence drobného dlouhodobého hmotného majetku – krátkodobého je vedena (dále jen DDHM) od 0,- Kč do 3 000,- Kč a drobného dlouhodobého nehmotného majetku – krátkodobého (dále jen DDNM) od 0 Kč do 7 000,- Kč.

Drobný majetek je veden v operativní (tj. podrozvahové) evidenci majetku v kusech a pořizovacích cenách. Pořízení tohoto majetku se účtuje jako zásoby způsobem B (ČÚS 707), tj. rovnou do spotřeby na příslušné účty nákladů a současně je zaúčtován v souladu s ČÚS 708 na podrozvahových účtech účtové skupiny 901, 902, 903 a 999.

Čl. 8a

Drobný dlouhodobý majetek

8a.1 DDNM v ocenění od 7 000,- Kč do 60 000,- Kč (dle § 11 odst. 6 vyhlášky 410 a DDHM v ocenění od 3 000,- Kč do 40 000,- Kč (dle § 14 odst. 6 vyhlášky 410 a se účtuje na příslušných majetkových účtech 018 a 028. V inventurních soupisech drobného dlouhodobého majetku jsou zaznamenávány skutečnosti podle § 30 odst. 2 zákona o účetnictví v souladu s ustanovením směrnice o hospodaření s majetkem organizace.

8a.2 DDHM pod stanovenou hranici (tj. v ocenění nižším než 3 000,- Kč) a DDNM pod stanovenou hranici (tj. v ocenění nižším než 7 000,- Kč) je zaúčtován na podrozvahový účet. V inventurních soupisech drobného dlouhodobého majetku pod stanovenou hranici jsou zaznamenávány skutečnosti podle § 30 odst. 2 zákona o účetnictví v souladu s ustanovením směrnice o hospodaření s majetkem organizace.

Oddíl III.

Ostatní výdajové doklady

Čl. 9

Doklady k účtování o mzdách

9.1. Podkladem pro účtování o mzdách včetně příslušenství jsou sestavy zpracované:

Vzor

• rekapitulace vyplacených mezd celkem,

• vyúčtování za výplatní období, tj. měsíc,

• přehled o výši pojistného a vyplacených dávkách,

• přehled odvodu na zdravotní pojištění dle pojišťoven,

• rekapitulace srážek,

• hromadné příkazy k úhradě,

• složenky a jejich seznamy.

9.2. Podklady pro výplatu mezd vyhotovuje pověřený zaměstnanec (nebo jsou zpracovávány dodavatelským způsobem na fakturu) podle organizačního řádu.

9.3. Podklady pro výplatu mimořádných odměn předkládá vedoucí organizace mzdové účtárně ke zpracování.

9.4. Pro zpracování mezd je nutno předkládat veškeré doklady se všemi potřebnými náležitostmi ke zpracování ve mzdové účtárně do 3. dne v běžném měsíci.

9.5. Mzdová účetní zpracuje mzdy a celkovou rekapitulaci do 10. dne v měsíci, provede veškeré odvody finančních prostředků a předá jmenný seznam s rekapitulací čistých mezd k vyplacení do pokladny. Rekapitulaci mezd předá finanční účtárně k proúčtování.

Čl. 10

Doklady při poskytování náhrad výdajů při pracovních cestách

1. Tuzemské pracovní cesty

10.1. Před započetím služební cesty musí mít zaměstnanec vystaven cestovní příkaz.

10.2. Konání tuzemské pracovní cesty povolují a schvalují zaměstnancům předem jejich nadřízení:

• vedoucí samostatných oddělení,

• resp. vedoucí odborů,

• vedoucím odborů ředitel, resp. zástupce ředitele.

10.3. Před nástupem pracovní cesty se může zaměstnanci na jeho žádost poskytnout záloha úměrná předpokládané výši cestovních výdajů. Zálohu vyplatí zaměstnanec zmocněný k výkonu pokladní služby (dále jen pokladník).

Výplatu zálohy zaznamená pokladník na cestovní příkaz a na výdajový pokladní doklad.

Po ukončení pracovní cesty je zaměstnanec povinen předložit účtárně do deseti pracovních dnů vyúčtování pracovní cesty doložené příslušnými doklady a vrátit nevyúčtovanou část zálohy do pokladny.

10.4. Koncem roku je zaměstnanec povinen předložit vyúčtování a vrátit zálohu nejpozději 3 pracovní dny před posledním pracovním dnem (případně v termínu dle pokynu účtárny k roční účetní závěrce), aby výdaje uskutečněné ze záloh mohly být zahrnuty ještě do výdajů roku, v němž byla cesta vykonána.

10.5. Řádně vyplněné cestovní příkazy se předávají finanční účtárně organizace.

Pověřený zaměstnanec účtárny provede kontrolu věcné správnosti, prověří formální náležitosti neprodleně od převzetí vyúčtování pracovní cesty včetně přiložených dokladů s podpisem vedoucího…