Organizační uspořádání účetní jednotky: Územně samosprávný celek
Označení:
Číslo:
Zpracoval:
Kontroloval:
Platnost:
Závaznost:
Datum vydání:
Vydává:
Nahrazuje:
Doplňuje:
Počet stran:
Přílohy:
Metodické vymezení: vnitřní norma - seznam
1.1. Městský úřad.............. uvádí ve svém vnitřním předpisu seznam o vedení knih operativní evidence.
1.2. Tento seznam je úplný a je zpracován za účelem doplnění vnitřního kontrolního systému.
1.3. Seznam je průběžně aktualizován ve smyslu případných změn ostatních vnitřních předpisů.
2.1. Knihy operativní evidence jsou vedeny za účelem:
-
ochrany majetku,
-
obhospodařování majetku,
-
evidence majetku,
-
inventarizace majetku,
-
provádění oprav a udržování hmotného majetku,
-
účtování o majetku, pohledávkách a závazcích
v souladu ostatních vnitřních norem, které tvoří součást vnitřního kontrolního systému.
2.2. Knihy operativní evidence jsou doplňkem celé zpravodajské základny tvořené v organizaci:
3.1. Spisová kniha došlé pošty.
3.2. Spisová kniha odeslané pošty.
Vede oddělení spisovny
3.3. Archivní kniha.
Vede oddělení archivace a skartace
3.4. Pokladní kniha:
-
příjmové doklady,
-
výdajové doklady.
Vede pokladna
3.5. Kniha došlých faktur.
3.6. Kniha vydaných faktur.
Vede finanční účtárna
3.7. Saldokonto dodavatelů
3.8. Saldokonto odběratelů
Vede finanční účtárna
3.9. Knihy analytické evidence:
-
Mzdové listy,
-
Důchodové listy.
Vede finanční účtárna – viz účtový oběh účetních dokladů a účtový rozvrh
3.10. Kniha poskytnutých záloh:
-
provozních,
-
drobného vydání,
-
cestovného.
Vede finanční účtárna
3.11. Inventární karty majetku.
Vede odbor majetkové evidence
3.12. Skladové karty.
3.13. Osobní karty.
Vede odbor skladové evidence
3.14. Inventární karty – místní seznamy.
Vede odbor majetkové evidence
3.15. Kniha jízd.
Vede odbor provozu
3.16. Knihy o způsobu a počtu vydaných zakázek, výběrových šetřeních.
Vede odbor investiční
a další jako např.:
-
Evidence zpracovaných žádostí o dotace
-
Seznam uzavřených smluv
-
Operativní evidence objednávek
-
Seznam projektové a programové dokumentace
-
Stížnosti
-
Pokuty
-
Disponibilní majetek
Knihy operativní evidence jsou vedeny na předepsaných vzorech v uspořádání a číselné řadě tak, aby bylo nepochybně možno zjistit:
- původ dokladu,
- okamžik (den) vzniku hospodářské operace,
- okamžik (den) vzniku účetního případu,
- způsob oběhu dokladu prostřednictvím pravomocí a kompetencí,
- způsob uložení podle identifikátoru (např. inventárního čísla) a v souladu s archivačním uspořádáním v organizaci.
5.1. Knihy operativní evidence jsou vedeny pomocí záznamů a v počítačovém uspořádání.
5.2. Jednotliví odpovědní pracovníci ve smyslu organizačního řádu zajišťují:
-
správnost, čitelnost a úplnost jimi vedené operativní evidence,
-
pravdivost uvedených údajů a jejich sesouhlasení s originálními písemnostmi,
-
průkaznost,
-
účelnou archivaci.
5.3. Knihy operativní evidence se vedou podle míst a odpovědností v souladu se směrnicí o:
Komentář:
V organizování datové informační základny (finančního účetnictví), která je naopak přísně regulována prostřednictvím právních předpisů, je třeba zaměřit pozornost na to:
-
zda je zajištěna správnost a celkový pořádek v prvotní evidenci, resp. v prvotních dokladech, obsažených v různých informačních subsystémech dané organizace. Některé z nich je třeba udržovat v aktuálním stavu. Tato oblast představuje jádro informačního systému;
-
zda a jakým způsobem je v daných podmínkách používaná vhodná soustava operativní evidence a jak je vyřešena vazba mezi operativní evidencí a účetnictvím;
-
zda a jak je realizována a zajišťována vazba mezi finančními a nefinančními operacemi, tj. propojení finančních a nefinančních systémů;
-
zda a jakými opatřeními jsou zajištěny požadavky na vedení účetnictví tj. správnost, úplnost, přehlednost, srozumitelnost a průkaznost účetnictví;
-
zda a jak…
