Minulý příspěvek byl věnován vymezení základních pojmů, postupů a dokumentů souvisejících s výběrem dodavatele. Definovali jsme stručně typy zadavatelů i základní druhy zadávacích řízení. Pro praktickou realizaci výběrového řízení je však nutné znát jednotlivé postupy podrobněji. Zaměříme se proto detailněji na vysvětlení povinných činností zadavatelů v rámci jednotlivých druhů zadávacího řízení. Z důvodu rozsahu příspěvku představíme tři druhy zadávacích řízení. V následujících vydáních přidáme další.
1. Určení druhu zadávacího řízení
V případě, že zadavatel zjistí, že se v jeho případě jedná o veřejnou zakázku, tak by měl stanovit předpokládanou hodnotu veřejné zakázky a určit zda se jedná o nadlimitní veřejnou zakázku, podlimitní veřejnou zakázku nebo veřejnou zakázku malého rozsahu. Následně je nutné správně zvolit druh veřejné zakázky. Jak již bylo uvedeno v minulém vydání našeho průvodce, Zákon o veřejných zakázkách definuje šest druhů zadávacích řízení:
- otevřené řízení,
- zjednodušení podlimitní řízení,
- užší řízení,
- jednací řízení s uveřejněním,
- jednací řízení bez uveřejnění,
- soutěžní dialog.
Možnost použití jednotlivých zadávacích řízení závisí na kategorii zadavatele, který veřejnou zakázku zadává a v některých případech rovněž na skutečnosti, zda jsou naplněny zákonné podmínky pro použití příslušného zadávacího řízení.
Otevřené řízení může využít veřejný zadavatel, dotovaný zadavatel i sektorový zadavatel. Jsou oprávněni zadat veřejnou zakázku v otevřeném řízení bez naplnění jakýchkoliv dalších podmínek. Zadání veřejné zakázky v otevřeném řízení je nejtransparentnějším způsobem zadání.
Užší řízení jsou oprávněny využít všechny kategorie zadavatelů, tedy veřejný zadavatel, dotovaný zadavatel i sektorový zadavatel. Jsou oprávněni zadat veřejnou zakázku v užším řízení bez naplnění jakýchkoliv dalších podmínek.
Podmínky použití jednacího řízení s uveřejněním jsou limitovanější. Veřejný zadavatel a dotovaný zadavatel mohou použít jednací řízení s uveřejněním pouze v případě veřejné zakázky na služby. Sektorový zadavatel může zadat veřejnou zakázku v jednacím řízení s uveřejněním bez naplnění jakýchkoliv dalších podmínek vždy.
Jednací řízení bez uveřejnění je druhem zadávacího řízení, ve kterém zadavatel přímo vyzývá jednoho či více zájemců k jednání, přičemž po skončení jednání podávají vyzvaní zájemci nabídky na plnění veřejné zakázky, které odrážejí výsledky jednání, popřípadě jsou z hlediska vyjednaných podmínek pro zadavatele ještě výhodnější.
Použití jednacího řízení bez uveřejnění je vázáno vždy na splnění zákonných podmínek v plném rozsahu, a to bez ohledu na skutečnost, zda se jedná o veřejného, dotovaného či sektorového zadavatele. Možnost použití jednacího řízení bez uveřejnění je třeba vždy vykládat zužujícím (restriktivním) způsobem, neboť jednací řízení bez uveřejnění je u většiny jeho druhů krajním způsobem zadání veřejné zakázky, pokud není možné veřejnou zakázku objektivně zadat v jiném druhu zadávacího řízení.
Pro všechny případy zadání veřejné zakázky v jednacím řízení bez uveřejnění platí, že je nutné, aby zadavatel použití jednacího řízení bez uveřejnění řádně a v dostatečné míře odůvodnil co do oprávněnosti jeho použití (naplnění zákonných předpokladů). Z hlediska transparentnosti zadávacího řízení je vhodné, aby důvody pro použití jednacího řízení bez uveřejnění byly podrobně popsány již ve výzvě k jednání v jednacím řízení bez uveřejnění.
Jednací řízení bez uveřejnění je nejméně formalizovaným zadávacím řízením, nejvíce se blíží sjednávání smlouvy podle občanského resp. obchodního zákoníku.
Zadavatel může zadat veřejnou zakázku v jednacím řízení bez uveřejnění pokud:
1) v předchozím otevřeném řízení, užším řízení, zjednodušeném podlimitním řízení nebo jednacím řízení s uveřejněním nebyly podány žádné nabídky (v případě jiného druhu zadávacího řízení tento postup není možný), nebo
2) v předchozím otevřeném řízení, užším řízení, zjednodušeném podlimitním řízení nebo jednacím řízení s uveřejněním byly podány pouze nevhodné nabídky, tzn. nabídky nerespektující požadavky zadavatele na předmět plnění veřejné zakázky (nikoliv zadávací podmínky obecně); zadavatel např. požadoval dodávku osobních počítačů a jediný dodavatel, který podal nabídku, nabídl dodávku telefonních přístrojů, nebo
3) v předchozím užším řízení nebo jednacím řízení s uveřejněním nebyly podány žádné žádosti o účast v řízení.
Pro možnost zadání veřejné zakázky v jednacím řízení bez uveřejnění je tedy třeba při splnění výše uvedených podmínek současného naplnění následujících podmínek:
- zadavatel podstatně nezmění zadávací podmínky - podstatnou změnou se rozumí zejména změna v předmětu plnění, ale může jít i o podstatnou změnu obchodních, platebních nebo jiných podmínek - za podstatnou změnu je třeba považovat zejména takovou změnu podmínek, při které by se změnil (zpravidla rozšířil) potenciální okruh možných dodavatelů, a
- zadavatel zahájí jednací řízení bez uveřejnění bezodkladně po zrušení předchozího otevřeného řízení, užšího řízení nebo jednacího řízení s uveřejněním - lhůta "bezodkladně" není zákonem specifikována, nicméně lhůta mezi zrušením předchozího zadávacího řízení a zahájením jednacího řízení s uveřejněním by zpravidla neměla být delší než několik dnů, či týdnů.
Lze doplnit, že v tomto případě musí jít opravdu o důvody, pro které je zřejmé, že k selhání trhu došlo a toto selhání trhu zapříčinilo (buď zcela, nebo podstatnou měrou) nemožnost výběru dodavatele prostřednictvím řádných zadávacích řízení. Zadavatel by měl nejprve přehodnotit, zda příčina neúspěchu předchozích zadávacích řízení netkví v nedostatečně vymezeném předmětu plnění, nepřiměřených požadavků na kvalifikaci, obchodní podmínky či pro dodavatele nepřijatelné kombinaci parametrů zadávacích podmínek.
2. Otevřené výběrové řízení - činnosti zadavatele
V otevřeném řízení vyzývá zadavatel neomezený počet dodavatelů k podání nabídek a k prokázání splnění kvalifikace ve lhůtě pro podání nabídek. Pro použití otevřeného řízení není třeba splnit žádné předchozí podmínky. Nepoužije se pouze pro veřejné zakázky v oblasti obrany nebo bezpečnosti.
Režim nadlimitního a podlimitního otevřeného řízení se liší jen v délce minimální lhůty pro podání nabídek a v požadavcích na způsob prokázání kvalifikace.
Předběžné oznámení
Jeden měsíc před zahájením zadávacího řízení musí veřejný zadavatel uveřejnit ve Věstníku veřejných zakázek předběžné oznámení.
Zahájení otevřeného řízení
Otevřené řízení je zahájeno odesláním oznámení o zahájení zadávacího řízení k uveřejnění (dle pravidel stanovených zde). Pro uveřejnění otevřeného řízení musí zadavatel
- použít závazný vzor příslušného formuláře (Oznámení o zakázce) a
- vyplnit ve formuláři povinná ustanovení (položky) - viz Metodický pokyn na www.vestnikverejnychzakazek.cz.
Řádně vyplněný formulář zadavatel zašle provozovateli Věstníku veřejných zakázek k uveřejnění. Ve formuláři zadavatel uvede konec lhůty pro podání nabídek. Veřejný zadavatel musí uvést i čas a místo otevírání obálek.
Lhůty začínají běžet dnem následujícím po dni zahájení zadávacího řízení.
Poskytnutí zadávacích podmínek
V den, kdy zadavatel obdrží potvrzení z Věstníku veřejných zakázek, že vyhlášení bylo uveřejněno, musí na svém profilu zadavatele uveřejnit aspoň textovou část zadávacích podmínek.
Odůvodnění veřejné zakázky
Veřejný zadavatel je povinen zpracovat odůvodnění veřejné zakázky. V případě významných veřejných zakázek podléhá odůvodnění schválení (před zahájením zadávacího řízení). V případě státních veřejných zakázek schvaluje odůvodnění vláda, v případě krajů a obcí zastupitelstvo, v případě jiného veřejného zadavatele orgán, který rozhoduje o jeho hospodaření. Veřejný zadavatel uveřejní odůvodnění veřejné zakázky na profilu zadavatele do 3 pracovních dnů od uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení.
Poskytování dodatečných informací
Ve lhůtě pro podání nabídek poskytuje rovněž zadavatel dodatečné informace k zadávacím podmínkám.
Prohlídka místa plnění
Zadavatel je v nezbytných případech povinen umožnit dodavatelům prohlídku místa plnění.
Jmenování členů komise pro otevírání obálek, hodnotící komise
Veřejný zadavatel ustanoví před uplynutím lhůty pro podání nabídek nejméně tříčlennou komisi pro otevírání obálek s nabídkami. Není jeho povinností jmenovat náhradníky, avšak je to praktické, zejména s ohledem na skutečnost, že otevírání obálek s nabídkami má proběhnout ihned po ukončení lhůty pro podání nabídek. Není nezbytné, aby členy komise pro otevírání obálek byli zaměstnanci zadavatele.
Je vhodné, aby před uplynutím lhůty pro podání nabídek veřejný zadavatel rovněž ustanovil i hodnotící komisi pro posouzení a hodnocení nabídek. Veřejný zadavatel může pověřit hodnotící komisi, aby vykonávala současně i práva a povinnosti komise pro otevírání obálek.
Veřejný zadavatel může svěřit hodnotící komisi i posouzení kvalifikace. Alternativně může kvalifikaci posoudit sám nebo svěřit tento úkon zvláštní komisi pro posouzení kvalifikace (což však není obvyklé).
Sektorový zadavatel není povinen ustanovit komisi pro otevírání obálek ani hodnotící komisi. Veškeré činnosti spojené s otevíráním obálek, posouzením kvalifikace, posouzením a hodnocením nabídek může plnit přímo sektorový zadavatel.
Vypracování seznamu nabídek
Zadavatel vypracuje seznam podaných nabídek, ve kterém eviduje podané nabídky (a to nabídky podané jak v listinné, tak i v elektronické podobě) a ve kterém u každé podané nabídky uvede
- evidenční číslo nabídky podle pořadí, v jakém jsou nabídky podávány, přičemž zadavatel přiřazuje podaným nabídkám evidenční čísla v samostatných číselných řadách pro nabídky podané v listinné podobě a nabídky podané elektronickými prostředky (tedy pro každou podobu nabídek musí být samostatná číselná řada evidenčních čísel)
- dobu podání příslušné nabídky (datum a přesný čas) a
- identifikační údaje uchazeče.
Otevírání obálek s nabídkami
O otevírání obálek je třeba sepsat protokol o otevírání obálek a umožnit uchazečům nahlédnout do něj a pořídit si výpis nebo opis.
Posouzení kvalifikace
Posouzení kvalifikace provede buď veřejný zadavatel sám, zvláštní komise nebo hodnotící komise, což je v otevřeném řízení nejběžnější varianta. Hodnotící komisi však musí veřejný zadavatel pro tento účel zvláštně zmocnit (ze zákona tato kompetence přímo nevyplývá).
Hodnotící komise může posouzení kvalifikace spojit na jednom jednání i s posouzením nabídek a hodnocením, pokud je to účelné a vhodné.
Posouzení nabídek
Hodnotící komise posoudí nabídky z hlediska splnění požadavků požadovaných zadavatelem a souladu s platnými právními předpisy.
Hodnocení nabídek
Hodnocení nabídek provádí v otevřeném řízení v případě veřejné zakázky zadávané veřejným zadavatelem hodnotící komise. Zadává-li veřejnou zakázku v otevřeném řízení sektorový zadavatel, provádí hodnocení přímo sektorový zadavatel, avšak za použití stejných pravidel jako hodnotící komise.
O posouzení nabídek se vyhotoví zpráva o posouzení a hodnocení nabídek.
Rozhodnutí o výběru nejvhodnější nabídky
Po posouzení kvalifikace a podaných nabídek a po jejich hodnocení (v případě veřejného zadavatele hodnotící komisí a v případě sektorového zadavatele sektorovým zadavatelem) rozhodne zadavatel (nikoliv hodnotící komise) o výběru nejvhodnější nabídky. Zadavatel se může odchýlit od doporučení hodnotící komise, je však povinen provedené odchylky řádně odůvodnit.
Náprava vadného postupu hodnotící komise - nové posouzení a hodnocení nabídek. Zadavatel je povinen rozhodnout o novém posouzení a hodnocení nabídek, pokud zjistí, že hodnotící komise porušila postup stanovený zákonem (například nehodnotila nabídky transparentním nebo nediskriminačním způsobem). V případě, že se vady v postupu hodnotící komise vyskytly pouze ve fázi hodnocení nabídek, může zadavatel rozhodnout o tom, že bude provedeno pouze nové hodnocení nabídek.
Pro nové posouzení a hodnocení nabídek - v souvislosti se shora uvedeným porušením zákona ze strany hodnotící komise - zadavatel může zvolit jeden z následujících postupů:
- ustanoví jinou hodnotící komisi, která následně provede nové posouzení (pokud zadavatel shledal porušení zákona předchozí hodnotící komisí i v této fázi, jinak nová komise provede pouze nové hodnocení nabídek) a hodnocení, nebo
- provede nové posouzení a hodnocení nabídek sám (hodnocení dle stanovených hodnotících kritérií a stanoveného způsobu hodnocení).
Důvody pro nové posouzení a hodnocení nabídek zadavatel připojí k původní zprávě o posouzení a hodnocení nabídek. Provede-li nové posouzení a hodnocení nabídek zadavatel sám, zpracuje rovněž zprávu o posouzení a hodnocení nabídek se všemi předepsanými minimálními obsahovými náležitostmi. Pokud zadavatel shledá, že hodnotící komise nebo i on sám některým úkonem porušil zákon, může až do podepsání smlouvy takový úkon svým rozhodnutím zrušit a přijmout opatření k jeho nápravě i v případě, že proti takovému úkonu neobdržel námitky.
Odeslání rozhodnutí
Pokud se zadavatel ztotožní s doporučením hodnotící komise nebo setrvá na svém rozhodnutí, odešle všem dotčeným oznámení o výběru nejvhodnější nabídky.
Možnost zrušení zadávacího řízení
Zákon rozlišuje dvě základní varianty zrušení zadávacího řízení, a to zrušení
- obligatorní (povinné), tj. kdy je zadavatel povinen zrušit zadávací řízení při naplnění určitých podmínek;
- fakultativní (dobrovolné), tj. kdy je zadavatel oprávněn zrušit zadávací řízení při naplnění určitých podmínek, popřípadě v některých případech i bez naplnění jakýchkoliv podmínek.
Uzavření smlouvy
Postup při uzavírání smlouvy je upraven dále.
Povinnosti zadavatele po uzavření smlouvy
Po uzavření smlouvy má zadavatel povinnosti zejména v souvislosti s uveřejňováním některých skutečností, které se týkají zadávacího řízení (oznámení o výsledku zadávacího řízení, písemná zpráva zadavatele, uveřejnění smlouvy, uveřejnění skutečně uhrazené ceny, uveřejnění seznamu subdodavatelů). Pokud požadoval složení jistoty, je povinen ji uvolnit uchazečům, kteří se umístili na 2. a 3. místě, pokud je marně nevyzval k součinnosti při uzavření smlouvy. Zadavatel je povinen archivovat dokumentaci k veřejné zakázce.
3. Zjednodušené podlimitní řízení - činnosti zadavatele
Zjednodušené podlimitní řízení je jednodušší obdobou otevřeného řízení. Zadavatel dává neomezenému počtu dodavatelů možnost podat nabídku. Vedle uveřejnění výzvy na profilu zadavatele vyzývá nejméně 5 způsobilých dodavatelů. Zadavatel nemusí uveřejňovat předběžné oznámení, ani zpracovávat odůvodnění veřejné zakázky. Kvalifikaci uchazeči prokazují předložením čestného prohlášení, ze kterého plyne, že splňují kvalifikaci. Dokumenty k prokázání kvalifikace předkládá pouze vyzvaný uchazeč před uzavřením smlouvy.
Podmínky použití
Zjednodušené podlimitní řízení může pro zadání veřejné zakázky použít veřejný zadavatel. Může jej použít pro zadání:
- jakékoliv podlimitní veřejné zakázky na dodávky nebo jakékoliv podlimitní veřejné zakázky na služby, nebo
- podlimitní veřejné zakázky na stavební práce, pokud předpokládaná hodnota veřejné zakázky na stavební práce nepřesáhne 10 mil. Kč (předpokládaná hodnota se stanoví jako hodnota bez daně z přidané hodnoty).
Jiné podmínky použití zjednodušeného podlimitního řízení nejsou stanoveny.
Zahájení zjednodušeného podlimitního řízení
Veřejný zadavatel zahajuje zjednodušené podlimitní řízení odesláním písemné výzvy nejméně pěti zájemcům k podání nabídky a k prokázání kvalifikace. Současně zadavatel uveřejní výzvu na profilu zadavatele, kde musí být uveřejněna nejméně do konce lhůty pro podání nabídek. Veřejný zadavatel nesmí opakovaně vyzývat stejný okruh zájemců, pokud to není…
