Tímto vydáním uzavíráme náš dotační cyklus, který byl věnován pravidlům výběru dodavatelů u projektů financovaných z dotačních prostředků. Prostudováním předešlých čísel získali čtenáři orientaci v základních v principech fungování jednotlivých druhů výběrových řízení. V následujícím textu ještě dovysvětlíme několik pojmů a procesů, které by měl každý zadavatel znát.
ZPŮSOB ZAHÁJENÍ JEDNOTLIVÝCH ŘÍZENÍ
Řízení upravená v zákoně je možné zahájit pouze způsobem stanoveným v zákoně.
Každé řízení se zahajuje odesláním:
- oznámení o zahájení zadávacího řízení k uveřejnění,
- výzvy o zahájení zadávacího řízení.
Za oznámení o zahájení zadávacího řízení se považují
- oznámení otevřeného řízení, užšího řízení, jednacího řízení s uveřejněním nebo soutěžního dialogu veřejným zadavatelem,
- oznámení otevřeného řízení, užšího řízení nebo jednacího řízení s uveřejněním sektorovým zadavatelem,
- pravidelné předběžné oznámení sektorového zadavatele, pokud je použito jako způsob zahájení užšího řízení či jednacího řízení s uveřejněním,
- zjednodušené oznámení v případě zadávání veřejné zakázky v dynamickém nákupním systému.
Oznámení o zahájení zadávacího řízení je třeba provést na příslušném formuláři, která je dostupný na www.vestnikverejnychzakazek.cz.
Za výzvu o zahájení zadávacího řízení se považují:
- písemná výzva k jednání v jednacím řízení bez uveřejnění,
- písemná výzva k podání nabídek ve zjednodušeném podlimitním řízení,
- písemná výzva k podání nabídek v řízení na základě rámcové smlouvy.
Při zahájení řízení je veřejný zadavatel povinen dbát na to, že zahájí-li zadávání podlimitní veřejné zakázky postupem platným pro zadávání nadlimitní veřejné zakázky, musí postupovat podle ustanovení platných pro zadávání nadlimitní veřejné zakázky až do ukončení řízení. Zahájí-li veřejný zadavatel zadávání veřejné zakázky malého rozsahu postupem platným pro zadávání podlimitní veřejné zakázky, musí postupovat podle ustanovení platných pro zadávání podlimitní veřejné zakázky až do ukončení řízení.
ZADÁVACÍ LHŮTA
Zadávací lhůta představuje časové období, po které je uchazeč vázán svou nabídkou podanou zadavateli na plnění veřejné zakázky. Osobou povinnou stanovit délku zadávací lhůty je vždy zadavatel veřejné zakázky, který není žádným způsobem omezen co do její délky (na druhou stranu může mít délka zadávací lhůty vazbu na podmínky plnění dodavatele, zejména v případě, že je stanovena jako značně dlouhá).
Délka zadávací lhůty
Při určení délky zadávací lhůty by však měl vzít zadavatel v úvahu zejména druh řízení, v němž je nabídka uchazeče podávána, stejně jako předmět veřejné zakázky. Ve většině případů s ohledem na náročnost procesu posouzení a hodnocení nabídek, jakož i na pravidla běhu a stavění zadávací lhůty, lze považovat za dostatečnou lhůtu trvající cca 90 dnů.
Stanovení zadávací lhůty a pravidla běhu zadávací lhůty
Zadavatel musí stanovit zadávací lhůtu již v oznámení či výzvě o zahájení zadávacího řízení. Zadavatel je oprávněn stanovit zadávací lhůtu následujícími způsoby:
- počtem dní;
- uvedením přesného data, kdy má zadávací lhůta skončit.
Zadávací lhůta počíná vždy běžet od okamžiku skončení lhůty pro podání nabídek a u všech uchazečů běží až do okamžiku doručení oznámení o výběru nejvhodnějšího uchazeče zadavatelem. Zadavatel by tedy měl plánovat proces posouzení a hodnocení nabídek takovým způsob, aby stihl doručit všem uchazečům oznámení o výběru nejvhodnější nabídky do konce řádné zadávací lhůty.
Obvykle by tedy mělo být toto oznámení doručeno uchazečem před plánovaným koncem zadávací lhůty, přičemž v takovém případě skončí příslušnému uchazeči zadávací lhůta dnem doručení. Pokud zadavatel uvedené oznámení nestihne doručit před řádným koncem zadávací lhůty, tato lhůta uplyne marně. Zadavatel je sice oprávněn smlouvu uzavřít i po uplynutí zadávací lhůty, ztrácí však např. možnost vykonat právo ze složené jistoty, pokud vybraný uchazeč odmítne smlouvu uzavřít.
Od okamžiku doručení oznámení o výběru nejvhodnější nabídky pokračuje běh tzv. prodloužené zadávací lhůty uchazečům, s nimiž je zadavatel oprávněn uzavřít smlouvu (tj. vybraný uchazeč a uchazeči, kteří se umístili jako druhý a třetí v pořadí). Prodloužená zadávací lhůta běží až do okamžiku uzavření smlouvy na realizaci veřejné zakázky nebo do zrušení řízení.
Dopady podání námitek a návrhu na přezkum na běh zadávací lhůty
Vzhledem k procedurálním pravidlům běhu zadávací lhůty nemusí zadavatel nikterak zohledňovat případné námitky ani návrh na přezkoumání úkonu zadavatele podaný Úřadu pro ochranu hospodářské soutěže. Běh zadávací lhůty se totiž staví v případě, kdy jsou zadavateli podány námitky, a to až do doby, kdy je rozhodnutí zadavatele o vyřízení námitek doručeno stěžovateli. Stejně tak zadávací lhůta neběží po dobu, po kterou nesmí zadavatel dle zákona uzavřít s uchazeči smlouvu (tzn. zejména ve lhůtě 45 dnů od doručení rozhodnutí zadavatele o vyřízení námitek stěžovateli, pokud zadavatel námitkám nevyhověl).
Zadávací lhůta dále neběží po dobu, kdy je zadávací řízení přezkoumáváno Úřadem (bez ohledu na skutečnost, zda v první či druhé instanci). V tomto směru není rozhodné, zda řízení před tímto úřadem bylo zahájeno na návrh nebo z úřední povinnosti. Běh zadávací lhůty v takovém případě pokračuje až v okamžiku, kdy nabude právní moci rozhodnutí Úřadu. Výjimkou oproti obecnému pravidlu dle předchozí věty jsou případy, kdy Úřad uloží ve správním řízení nápravné opatření. V takovém případě pokračuje běh zadávací lhůty až skončením lhůty pro provedení nápravného opatření. Zadavatel je povinen dotčené uchazeče či zájemce o skutečnosti, že Úřad uložil provést nápravné opatření, informovat.
POSKYTOVÁNÍ ZADÁVACÍ DOKUMENTACE
Zadavatel je povinen uveřejnit textovou část zadávací dokumentace na profilu zadavatele v otevřeném řízení, zjednodušeném podlimitním řízení, užším řízení a jednacím řízení s uveřejněním, s výjimkou postupu sektorového zadavatele podle § 33. Uveřejnit je povinen od uveřejnění oznámení zadávacího řízení (tzn. ode dne, kdy zadavatel obdrží z Věstníku veřejných zakázek potvrzení o uveřejnění) či výzvy k podání nabídek ve zjednodušeném podlimitním řízení. Textová část zadávací dokumentace musí být na profilu zadavatele uveřejněna alespoň do konce lhůty pro podání nabídek. Jako určité vodítko může sloužit nástroj, ve je část zadávací dokumentace běžně vyhotovována (textový nebo tabulkový, případně editor).
Na profilu zadavatele se neuveřejní:
a) netextová část zadávací dokumentace (výkresy pro realizaci stavebních prací a jejich nezbytné popisy);
b) údaje, jejichž vyzrazením by došlo k ohrožení či vyzrazení utajovaných informací podle zvláštního zákona (Zákon č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti);
c) informace, u nichž je vyžadováno zachování důvěrnosti podle jiných právních předpisů; tuto výhradu, která není v § 48 výslovně zmíněna, použije zadavatel v případech, kdy je nezbytné poskytnout dodavateli pro sestavení citlivé údaje, které sice nejsou utajovanými skutečnostmi podle zvláštního zákona, ale zadavatel má povinnost tyto informace chránit (např. údaje o svozu peněz, zabezpečení majetku, dosavadní způsob zabezpečení, ostraha apod.).
Informace, které zadavatel neuveřejní na profilu, je zadavatel povinen předat či odeslat do 3 pracovních dnů v otevřeném řízení, do 2 pracovních dnů ve zjednodušeném podlimitním řízení. V případě užšího řízení a jednacího řízení má zadavatel možnost buď předat či odeslat tyto informace do 3 pracovních dnů (tato povinnost může být delegována na jinou osobu - např. administrátora), nebo poskytnout tyto informace až jako přílohu výzvy k podání nabídek.
Zadavatel stanoví požadavky a podmínky, týkající se ochrany určitých informací, údajů či dokladů, které předává dodavateli (§ 152). Zejména v případě ochrany utajovaných informací a jiných citlivých skutečností je oprávněn např. zavázat dodavatele mlčenlivostí, předávat tyto informace proti podpisu, požadovat seznam osob, které se s těmito informacemi seznámí apod.
V jednacím řízení bez uveřejnění, v soutěžním dialogu a v případě sektorového zadavatele také v jednacím řízení s uveřejněním podle § 33 zadavatel zvolí jednu z možností:
- poskytuje zadávací dokumentaci jako součást výzvy k podání nabídky (příloha výzvy),
- uvede ve výzvě odkaz na profil zadavatele, pokud zadávací dokumentaci uveřejnil na profilu,
- předá či odešle zadávací dokumentaci do 3 pracovních dnů ode dne doručení písemné žádosti (případně může uvést adresu osoby, která takto zadávací dokumentaci poskytne či odešle).
Volba formy těchto informací (zda zadavatel poskytne tyto informace listinné či elektronicky) je na zadavateli.
Úhrada nákladů za poskytování zadávací dokumentace
Zadavatel si může v zadávacích podmínkách vyhradit právo požadovat úhradu nákladů souvisejících s poskytnutím částí zadávací dokumentace, které nebyly publikovány na profilu zadavatele. V takovém případě uvede v zadávacích podmínkách výši nákladů na reprodukci zadávací dokumentace, nákladů na balné a poštovné a současně stanoví platební podmínky související s poskytnutím zadávací dokumentace.
Zadavatel však nesmí požadovat úhradu těchto nákladů přesahující obvyklé náklady, tzn. náklady, které zadavatel vynaložil na poskytnutí zadávací dokumentace (tj. pouze reálné a prokazatelné náklady na reprodukci zadávací dokumentace, poštovné, balné).
V případě, že by požadavky na úhradu podstatně převyšovaly obvyklé náklady, bylo v tomto možné spatřovat porušení zásad zákona, zejména zásady zákazu diskriminace.
OTEVÍRÁNÍ OBÁLEK
Podle pravidel pro otevírání obálek není povinen postupovat sektorový zadavatel a veřejný zadavatel tehdy, pokud zadává veřejnou zakázku v jednacím řízení bez uveřejnění nebo na základě rámcové smlouvy.
Komise pro otevírání obálek s nabídkami
Členové komise pro otevírání obálek s nabídkami jsou povinni zachovávat mlčenlivost o skutečnostech, o nich se dozvěděli v souvislosti se svou účastí v komisi, pokud zákon nestanoví jinak (např. při sdělování skutečností po kontrole úplnosti podané nabídky). Z praktického hlediska je vhodné, aby veřejný zadavatel členy komise na povinnost mlčenlivosti upozornil již při ustanovení (jmenování) za člena komise pro otevírání obálek (např. v příslušném písemném dokumentu). Funkci komise pro otevírání obálek s nabídkami může rovněž plnit i hodnotící komise, jestliže tak veřejný zadavatel stanoví.
Úkony před zahájením otvírání obálek
Zadavatel předá před zahájením činnosti komise pro otevírání obálek s nabídkami komisi podané nabídky a seznam podaných nabídek. Před vpuštěním účastníků je vhodné zvolit předsedu komise nebo aspoň určit, kdo bude jednání řídit. Pokud se jedná o první jednání hodnotící komise, je volba předsedy povinná. Dále členové komise podepíší čestné prohlášení o mlčenlivosti o skutečnostech, o nich se dozvědí v souvislosti se svou účastí v komisi. Tento dokument zákon striktně nevyžaduje, je to však praktický doklad, zejména v případě, že členem komise není zaměstnanec zadavatele, který je k mlčenlivosti zavázán z titulu pracovní smlouvy.
Nabídky nesmí být před uplynutím lhůty pro otevírání obálek otevřeny.
"Otevírání IHNED"
Od 1. 4. 2012 musí být otevírání obálek zahájeno IHNED po uplynutí lhůty pro podání nabídek. Toto opatření přináší v praxi komplikace. Zadavatel musí s možnými komplikacemi počítat a přizpůsobit se jim technicky. Je např. praktické, aby místnost, kde se otevírají obálky, byla ve stejné budově jako podatelna
Jednání
Otevírání obálek se mají právo účastnit
- členové komise pro otevírání obálek
- uchazeči, jejichž nabídky byly podány ve lhůtě pro podání nabídek
- jiné osoby, o nichž tak stanoví zadavatel (např. přizvaní odborníci či zapisovatel).
Po uchazečích přítomných na otevírání obálek lze požadovat, aby jejich zástupci přítomní na otevírání obálek prokázali svou totožnost a případně rovněž oprávnění jednat jménem/za uchazeče, a případně rovněž aby svou účast stvrdili podpisem v listině přítomných uchazečů. Pokud však tyto požadavky zadavatel nevymezí v zadávací dokumentaci, může se domáhat pouze podpisu zástupce uchazeče na listině. Pokud zadavatel v oznámení či výzvě o zahájení zadávacího řízení uveřejnil záměr použít jako prostředek hodnocení nabídek elektronickou aukci, otevírání obálek se koná bez přítomnosti uchazečů.
Komise provádí kontrolu obálek s nabídkami postupně podle pořadového čísla tj. zda byla nabídka v listinné podobě podána v řádně uzavřené, nepoškozené a označené obálce. Taková nabídka není přípustná.
Jsou-li podány jak nabídky v listinné podobě, tak i nabídky podané elektronickými prostředky, sdělí komise na začátku otevírání obálek účastníkům přítomným otevírání obálek údaje o nabídkách podaných elektronickými prostředky dle písm. a) a b).
Komise otevírá nabídky postupně podle pořadového čísla. U každé nabídky
