Pravidla a postup při uveřejňování smluv v registru smluv

(stav k 1. 1. 2024)

Tento vnitřní předpis upravuje pravidla a postup příspěvkové organizace při uveřejňování smluv v registru smluv podle ustanovení zákona o registru smluv a ostatních právních předpisů České republiky.

1.1 Předmětem uveřejnění v registru smluv jsou smlouvy uzavírané příspěvkovou organizací, pokud se na smlouvu nevztahuje výjimka z uveřejnění podle zákona o registru smluv (viz čl. 4 vnitřního předpisu). Smlouva, na niž se vztahuje povinnost uveřejnění podle zákona o registru smluv, musí být uzavřena v písemné formě nebo jiným způsobem umožňujícím uveřejnění smlouvy prostřednictvím registru smluv¹. Smlouvou, která je uveřejňována v registru smluv, se rozumí smlouva (jednostranná či vícestranná), a to:

1. jakákoli smlouva (soukromoprávní, obvykle podle zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů a
2. smlouva o poskytnutí dotace nebo návratné finanční výpomoci (veřejnoprávní).

1.2 Zákon o registru smluv se vztahuje na:

1. smlouvy uzavřené po 1. červenci 2016 a
2. byla-li smlouva, na niž se vztahuje povinnost uveřejnění prostřednictvím registru smluv, uzavřena před 1. červencem 2016 a po 1. červenci 2016 byla uzavřena dohoda, kterou se taková smlouva doplňuje, mění, nahrazuje nebo ruší, uveřejní se prostřednictvím registru smluv spolu s touto dohodou i dotčená původní smlouva.

2.1 Osoby odpovědné za přípravu obsahu smluv příspěvkové organizace jsou odpovědné při přípravě smlouvy za to, že smlouva obsahuje příslušná ujednání a doložky týkající se uveřejnění smlouvy v registru smluv (dále jen "osoba odpovědná za přípravu smlouvy"). Osoba odpovědná za přípravu smlouvy dále určuje, které informace mají být vyloučeny z uveřejnění (tj. znečitelněny), a smlouvu vytváří podle vhodnosti již při její přípravě tak, aby neuveřejňované informace byly uváděny pokud možno ve smlouvě samostatně (např. uvedení informací podléhajících obchodnímu tajemství do samostatné přílohy smlouvy). (Bližší úprava v čl. 5 vnitřního předpisu.)

2.2 Osoby odpovědné za uveřejnění smluv příspěvkové organizace jsou odpovědné za to, že smlouva bude řádně uveřejněna v registru smluv (dále jen "osoba odpovědná za uveřejnění"). Osoba odpovědná za uveřejnění provádí dále znečitelnění informací, které se v registru smluv nebudou uveřejňovat (např. obchodní tajemství, osobní údaje, utajované informace atd.), dále také kontrolu uveřejnění smluv, opravy v registru smluv a zajišťuje komunikaci s registrem smluv. (Bližší úprava v čl. 6 vnitřního předpisu.)

"Registr smluv" – informační systém veřejné správy, který slouží k uveřejňování smluv. Správcem i provozovatelem Informačního systému registru smluv (dále též "ISRS") je Digitální a informační agentura. Identifikátor datové schránky Registru smluv (Digitální a informační agentura) je whbt3kp.

"Smlouva" – písemné² dvou nebo vícestranné právní jednání, [³smlouva může být uzavřena i jiným způsobem umožňujícím její uveřejnění prostřednictvím registru smluv]; za smlouvu se považuje také:

1. nabídka na uzavření smlouvy a její akceptace (tj. písemná objednávka a její následná písemná akceptace provedená buď samostatným dokumentem nebo provedená na objednávce),
2. nabídka na uzavření smlouvy a její akceptace chováním smluvní strany (tj. písemná objednávka a její následná akceptace provedená chováním, zejména buď poskytnutím nebo přijetím plnění dle objednávky)⁴,
3. smlouva uzavřená bez písemné objednávky jen chováním stran, popř. ústní smlouva; pro takto uzavřenou smlouvu platí, že o nich a jejich podstatném obsahu musí být smluvními stranami sepsán písemný záznam,⁵
4. písemně dokladovaný nákup v e-shopu (podle uveřejněných obchodních podmínek provozovatele), to vše včetně případných příloh,
5. rámcová smlouva a jednotlivé realizační smlouvy podle rámcové smlouvy,
6. smlouva o smlouvě budoucí.

Jako součást smlouvy podléhají uveřejnění spolu se smlouvou také:

1. přílohy smlouvy,
2. obchodní podmínky smlouvy,
3. dodatky ke smlouvě.

Objednávky a faktury, nejsou-li smlouvou či její součástí, nejsou uveřejňovány v registru smluv.

"Metadata" – údaje týkající se uveřejňované smlouvy, která musí být uveřejněna spolu se smlouvou (identifikace smluvních stran, vymezení předmětu smlouvy, cena, a pokud ji smlouva neobsahuje, hodnota předmětu smlouvy, lze-li ji určit, a datum uzavření smlouvy). Nevyplnění nebo nesprávné vyplnění metadat má za následek to, že se smlouva nepovažuje za uveřejněnou. Pro vyplnění metadat lze využít "Tabulku vyplňování metadat", umístěnou na stránkách Digitální a informační agentura/E-Government/Registr smluv/Metodické dokumenty, v níž jsou uvedeny modelové situace, které v praxi nastávají, a to při 1. Uzavírání nové smlouvy, 2. Uzavírání dodatku k již uveřejněné smlouvě a 3. Uzavírání dodatku ke smlouvě, která není uveřejněna, ale právě uzavření dodatku znamená nutnost uveřejnění.

"Uveřejnění" – vložení elektronického obrazu textového obsahu smlouvy v otevřeném a strojově čitelném formátu a rovněž metadat do registru smluv.

"Otevřený formát" – formát datového souboru, který není závislý na konkrétním technickém a programovém vybavení a je zpřístupněn veřejnosti bez jakéhokoli omezení, které by znemožňovalo využití informací obsažených v datovém souboru.

"Strojově čitelný formát" – formát datového souboru s takovou strukturou, která umožňuje programovému vybavení snadno nalézt, rozpoznat a získat z tohoto datového souboru konkrétní informace, včetně jednotlivých údajů a jejich vnitřní struktury.

"Povolený formát" – pro účely uveřejnění smluv podle zákona o registru smluv a tohoto vnitřního předpisu se jím rozumějí formáty:

1. Portable Document Format- .pdf (obsahující úplnou textovou vrstvu) ⁶
2. Word 97-2003- .doc
3. Office Open XML- .docx
4. Rich Text Format- .rtf
5. OpenDocument Text- .odt
6. Plain Text- .txt

4.1 Výjimky postihující vyloučení některých informací v obsahu smlouvy při uveřejnění.

Prostřednictvím registru smluv se neuveřejňují informace, které nelze poskytnout při postupu podle předpisů upravujících svobodný přístup k informacím⁷. Tyto výjimky tedy dopadají pouze na příslušné informace, nikoli na smlouvu jako celek. Informace, kterých se tato výjimka týká, musejí být znečitelněny (anonymizovány). Znečitelnění je provedeno vymazáním textu vyloučené informace nebo jejím nahrazením symboly "xxx"⁸.

Jedná se zejména o tyto informace, které musejí být před uveřejněním v registru smluv znečitelněny:

a) utajované informace – tj. informace, jejichž vyzrazení nebo zneužití může způsobit újmu zájmu České republiky nebo může být pro tento zájem nevýhodné, a které jsou uvedeny v seznamu utajovaných informací ve smyslu zákona č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti, ve znění pozdějších předpisů,

b) osobnostní a osobní údaje fyzických osob – tj. informace týkající se osobnosti, projevů osobní povahy, soukromí fyzické osoby a osobní údaje ve smyslu § 8a zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů, občanského zákoníku a Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen "Nařízení").

Osobními údaji fyzické osoby jsou např.: jméno, příjmení, datum a místo narození, rodinný stav, rodné číslo, státní příslušnost, adresa trvalého bydliště, telefon, e-mail, vzdělání, znalost cizích jazyků, odborné znalosti a dovednosti, mzda, citlivé údaje podle Nařízení aj.

Obecně platí, že osobní údaje nemusejí být znečitelněny, pokud příslušná osoba vyslovila se zveřejněním souhlas,⁹

c) obchodní tajemství – tj. konkurenčně významné, určitelné, ocenitelné a v příslušných obchodních kruzích běžně nedostupné skutečnosti, které souvisejí se závodem a jejichž vlastník zajišťuje ve svém zájmu odpovídajícím způsobem jejich utajení; musejí být naplněny všechny tyto znaky, nestačí pouhé prohlášení jedné ze stran, že se jedná o obchodní tajemství.

Příklady obchodního tajemství při dodržení výše uvedených znaků: seznamy zákazníků, cenové kalkulace, nákupní a prodejní ceny, výrobní náklady, marketingová studie, obraty jednotlivých provozoven, obchodní plány, strategická rozhodnutí, know-how aj.

Výjimka: Při poskytnutí informace, která se týká používání veřejných prostředků, se nepovažuje poskytnutí informace o rozsahu a příjemci těchto prostředků za porušení obchodního tajemství,

d) informace chráněné právem k nehmotným statkům – tj. vynálezy, užitné a průmyslové vzory, ochranné známky,

e) informace o majetkových poměrech podle § 10 zákona č. 106/1999 Sb. – tj. informace o majetkových poměrech získaná na základě zákonů o daních, poplatcích, penzijním nebo zdravotním pojištění anebo sociálním zabezpečení,

f) další omezení práva na informace podle § 11 zákona č. 106/1999 Sb. – tj. např. informace, jejichž poskytnutím by byla porušena ochrana práv třetích osob k předmětu práva autorského nebo práv souvisejících s právem autorským,

g) informace chráněná speciálními zákony – tj. např. bankovní tajemství, poštovní a listovní tajemství aj.

4.2 Výjimky postihující vyloučení obvykle celé smlouvy (či její části) z povinnosti registrace.

Ustanovení § 3 odst. 2 zákona č. 340/2015 Sb. upravuje seznam případů, kdy celá smlouva [s výjimkou písm. b)] nepodléhá povinnosti uveřejnění. Povinnost uveřejnit prostřednictvím registru smluv se nevztahuje např. na:

a) smlouvu vzniklou v rámci právního jednání s fyzickou osobou, která jedná mimo rámec své podnikatelské činnosti,¹⁰

b) technickou předlohu, návod, výkres, projektovou dokumentaci, model, způsob výpočtu jednotkových cen, vzor a výpočet,¹¹

c) smlouvu, jejíž plnění je prováděno převážně mimo území České republiky,

d) smlouvu uzavřenou adhezním způsobem, jejíž smluvní stranou je právnická osoba uvedená v § 2 odst. 1 písm. e), k), l) nebo m) zákona č. 340/2015 Sb. [tj. jedna ze smluvních stran je veřejná výzkumná instituce, vysoká škola, státní nebo národní podnik, zdravotní pojišťovna, ČT nebo ČRo nebo právnická osoba dle § 2 odst. 1 písm. m) zákona č. 340/2015 Sb.], s výjimkou smluv uzavřených na základě zadávacího řízení podle zákona o veřejných zakázkách. Za adhezní smlouvu se považuje formulářová smlouva se slabší stranou, pokud se neprokáže opak,

e) smlouvu, jestliže výše hodnoty jejího předmětu je 50 000 Kč bez daně z přidané hodnoty nebo nižší,

Posuzuje se tržní hodnota celé smlouvy. Pokud se jedná o smlouvu s opakovaným plněním na dobu určitou, hodnota předmětu smlouvy se určí za celou dobu trvání smlouvy. Pokud se jedná o smlouvu s opakovaným plněním na dobu neurčitou, hodnota předmětu smlouvy se ocení na 5 let trvání smlouvy. Jde-li o směnnou smlouvu, jako hodnota předmětu smlouvy se určí hodnota té věci, která má větší hodnotu,

f) smlouvu, která je uzavřena s autorem nebo výkonným umělcem v souvislosti s autorským dílem nebo uměleckým výkonem,

g) smlouvu, jejíž alespoň jednou smluvní stranou je obec, která nevykonává rozšířenou působnost (tedy není obcí III. typu), příspěvková organizace touto obcí zřízená nebo právnická osoba, v níž má taková obec sama nebo s jinými takovými obcemi většinovou účast¹²,

h) smlouvu uzavřenou právnickou osobou uvedenou v § 2 odst. 1 písm. k) zákona č. 340/2015 Sb. nebo v § 2 odst. 1 písm. m), která byla založena za účelem uspokojování potřeb majících průmyslovou nebo obchodní povahu nebo za účelem výzkumu, vývoje nebo zkušebnictví, pokud tato smlouva byla uzavřena v běžném obchodním styku v rozsahu předmětu činnosti nebo podnikání uvedené právnické osoby zapsaného ve veřejném rejstříku. To neplatí, jde-li o smlouvu uzavřenou s osobou uvedenou v § 2 odst. 1 zákona č. 340/2015 Sb., která nebyla založena za účelem uspokojování potřeb majících průmyslovou nebo obchodní povahu nebo za účelem výzkumu, vývoje nebo zkušebnictví.

5.1 Povinnosti uvedené v tomto čl. 5 provádí a odpovídá za ně osoba odpovědná za přípravu smlouvy, není-li v tomto vnitřním předpisu uvedeno jinak.

5.2 Smlouva, na niž se vztahuje povinnost uveřejnění prostřednictvím registru smluv, musí být uzavřena písemně; [¹³smlouva může být uzavřena i jiným způsobem umožňujícím její uveřejnění prostřednictvím registru smluv]. Pokud jiný právní předpis nebo vnitřní předpis příspěvková organizace určuje, že příspěvková organizace může uzavírat smlouvy nebo některé typy smluv jen písemně, poté takové smlouvy není možné uzavírat ústně, telefonicky nebo konkludentně (mlčky). [Pokud příspěvková organizace může uzavřít smlouvu i jinak než písemně, může např. být smlouva uzavřena tak, že písemná objednávka bude přijata chováním strany (ústně nebo konkludentně) nebo může být uzavřena smlouva jen ústně.¹⁴]

5.3 Osoba odpovědná za přípravu smlouvy prokazatelně informuje druhou smluvní stranu již při přípravě smlouvy o tom, že příspěvková organizace je povinným subjektem podle zákona o registru smluv a že předmětná smlouva bude muset být uveřejněna v registru smluv.

5.4 Smluvní strany by se měly již při jednání o smlouvě navzájem informovat o tom, které informace považují za obchodní tajemství nebo osobní údaje či jiné údaje podléhající výjimkám při uveřejnění smluv a zda na celou smlouvu (či její část) se neuplatní výjimka z povinnosti uveřejnění podle zákona o registru smluv. Za příspěvkovou organizaci tuto informační povinnost plní osoba odpovědná za přípravu smlouvy. Tyto informace se nebudou uveřejňovat v registru smluv a ve smlouvě budou znečitelněny. Osoba odpovědná za přípravu smlouvy koncipuje smlouvu tak, aby údaje, které mají být znečitelněny, byly podle vhodnosti na jednom místě např. v jedné příloze smlouvy.

5.5 Osoba odpovědná za přípravu smlouvy odpovídá za rozhodnutí…