Organizační řád příspěvkové organizace, organizační schéma

Účetní jednotka: ............................

Označení: .................................... Číslo: ..........................................

Zpracoval: .................................... Kontroloval: ..................................

Platnost: ....................................... Závaznost: ....................................

Datum vydání: ............................... Vydává: ........................................

Nahrazuje: .................................... Doplňuje: ......................................

Počet stran: .................................. Přílohy: .........................................

Metodické vymezení: Návrh (Změna) organizačního řádu

Úvod bude obsahovat zdůvodnění, proč je organizační řád zpracován, na jakém základě, vymezení apod.

Např. může obsahovat toto zdůvodnění:

Na základě provedené analýzy a ve smyslu ostatních vnitřních směrnic se doporučuje:

• Úprava struktury

• Doplnění a úprava organizačního řádu organizace

Zde je třeba stanovit, jak budou uspořádány v organizačním řádu vztahy řídících složek ke složkám řízeným. Jaké bude uplatněno hierarchické uspořádání vzhledem k výše uvedeným hlediskům a činitelům popsaným v zaměření organizačních řádů.

V zásadě lze využít navržená tři uspořádání v rámci zvolené hierarchie a ty ještě mezi sebou kombinovat:

ORGANIZAČNÍ SCHÉMA:

a) Lineární uspořádání:

b) Funkcionální organizace

c) Lineárně štábní organizace

Vysvětlivky ke schématům:

V – vedoucí pracovník (pracovníci)

S – výkonné složky (prováděcí činnosti)

Š – štábní složky (mohou být i poradní komise a orgány ředitele)

Organizační schéma je nedílnou součástí organizačního řádu. Je to graficky zpracované rozhodnutí linie nadřízenosti a podřízenosti mezi řídicími složkami a výkonnými prováděcími útvary. Je zde již vyjádřeno základní hledisko kompetencí a odpovědnosti, které se dále specifikuje v podrobném popise dalších bodů organizačního řádu.

2.1. V rámci věcného obsahu organizační řád především:

1. Upravuje strukturu, členění organizace a organizaci pracovišť prostřednictvím různě vymezených útvarů, tj. odborů, oddělení, referátů atd.
2. Definuje systém řízení, tzn. řídicí stupně, poradní orgány, režimy porad v rámci zásad vnitřního styku.
3. Definuje hlavní zásady činnosti (dle zřizovací listiny), ale i strukturu činností podle dalších věcně právních předpisů, např. rozdělení činností na hlavní (nezdaňovanou) a jinou (doplňkovou) činnost.
4. Definuje způsob finančního hospodaření v rámci takto vydělených činností, dále způsob vedení účetnictví v rámci takto vydělených činností, způsob evidence majetku, pohledávek a závazků v rámci takto vydělených činností a další důležité organizační předpoklady pro výkon takto rozdělených činností.
5. Definuje zásady pro vymezení odborné působnosti jednotlivých organizačních složek a pracovníků organizace.
6. Definuje, kdo představuje pracovníky organizace ve smyslu zákoníku práce. Uvádí celkový počet pracovníků stanovených zřizovatelem nebo v rámci své vlastní pravomoci.
7. Samostatně definuje způsob a organizaci vnitřní kontrolní činnosti.

2.2. Upravuje základní charakteristiky řídicích a ostatních pracovních funkcí, kterými jsou zejména:

a) Působnost

Je to souhrn činností, které je povinen vykonávat pracovník zastávající určitou funkci. Bývá též charakterizovaná jako souhrn úkolů nebo povinností pracovníků určitých útvarů. Proto určuje jak věcnou (odbornou) náplň pracovní funkce, tak objekt (oblast), k němuž se tyto činnosti vztahují. Působnost funkce je důležitá v jakémkoli, ale zejména lineárním uspořádání.

b) Pravomoci

Pravomoci jsou souhrnem zmocnění a práv, která dávají možnost rozhodovat o způsobu plnění povinností nebo úkolů v rámci přidělených (finančních) zdrojů. V tomto širokém slova smyslu je pravomoc spjata s každou pracovní funkcí jak výkonnou, tak řídicí. Někdy se proto dokonce ztotožňuje s působností. U řídicích funkcí se však termínu "pravomoc" používá zpravidla v užším slova smyslu – považuje se za ni oprávnění:

1. rozhodovat o činnosti celé organizace (resp. vyčleněné části), dávat příkazy a pokyny, vyžadovat jejich plnění a vyvozovat závěry z neplnění,

2. určovat, jakých zdrojů bude použito při plnění příkazů a pokynů,

3. stanovit legitimitu postupů.

V souvislosti s výše uvedeným se hovoří o:

c) Odpovědnosti

Odpovědnost je závazek vyplývající z převzetí určité pracovní funkce, tj. působnosti i pravomoci. U prováděcí funkce se odpovědnost vztahuje jen k vlastní práci a prostředkům pro tuto práci přiděleným, u řídicí funkce je její součástí i odpovědnost za činnost podřízených pracovníků a celých útvarů.

Odpovědnost lze charakterizovat z několika stránek:

• jako subjektivní psychický stav,

• jako vztah pracovníka k nadřízenému pracovníkovi nebo vyššímu orgánu.

Shrnutí

Působnost, pravomoc a odpovědnost mohou být v dotyčném dokumentu vymezeny buď pro jednotlivé pracovní funkce, nebo obecněji, pro celou kategorii pracovních funkcí apod.

Tak se např. v některých organizacích často stanoví obecná práva a povinnosti všech vedoucích pracovníků.

Pravomoc je možno poskytnout v rámci působnosti dané pracovní funkce. Odpovědnost se musí vztahovat ke všem povinnostem, které z funkce vyplývají, zejména však k těm, jež vyžadují samostatné rozhodování.

Rozhodně by nemělo docházet k zásadním nepřijatelným postupům, které plynou z udělování pravomocí a nevyžadování odpovědnosti nebo naopak z vyžadování odpovědnosti a neposkytnutí příslušné pravomoci.

Přenášení pracovních povinností, pravomocí i odpovědností na jiné pracovníky organizace se nazývá delegováním.

Při rozhodování o organizačních stupních je nutné přihlížet k tomu, jaký počet podřízených může jeden vedoucí pracovník kvalifikovaně řídit. Tento počet může být větší, jestliže rozdíly mezi pracovními funkcemi podřízených jsou malé, jejich práce jednoduchá, opakovaná a nevyžaduje složitou koordinaci s ostatními činnostmi. Je však větší, jde-li o různorodé, náročné funkce, vyžadující rozsáhlou koordinaci s jinými organizačními útvary.

Nadměrný počet organizačních stupňů činí obvykle celou organizaci složitou a nákladnou, znesnadňuje přímé a rychlé předávání informací a ztěžuje jak rozhodování, tak plnění rozhodnutí.

Mezi základní zásady vnitřního styku, které by měly být obsahem organizačního řádu, náleží především:

• poskytování informací,

• zastupování pracovníků,

• způsob předávání funkcí.

3.1. Poskytování informací

Poskytování informací by mělo být definováno především:

• ve světle nového zákona o poskytování informací s uvedením

  1. druhu informace,
  2. odpovědné osoby a místa, které informaci poskytne,
  3. rozsahu a obsahu informace,
  4. odběratele informace,
  5. účelu, kterému má informace sloužit,
  6. ochrany dat a zdrojů informací;

• v souladu s potřebou uživatelů účetních a finančních výkazů, kterými jsou především:

  1. investoři, zakladatelé, zřizovatelé,
  2. zaměstnanci a jejich reprezentanti,
  3. banky a ostatní věřitelé,
  4. obchodní partneři,
  5. vláda a její orgány,
  6. veřejnost, resp. širší komunita v místě působení.

3.2. Zastupování pracovníků

Pod tento bod rozhodně patří:

a) Vymezení rozsahu zastupovaných činností
Vedoucí organizace se souhlasem zřizovatele a ostatní vedoucí odborů určí své zástupce a delegují pravomoci a odpovědnosti s vymezením rozsahu zastupovaných činností.

b) Vyhrazení práv a rozhodnutí o zvlášť důležitých otázkách, příp. možnost pozastavení opatření svého zástupce. Zastupovaný si může vyhradit právo rozhodnutí o zvlášť důležitých otázkách, příp. pozastavit opatření svého zástupce a toto právo zveřejnit ex ante.

3.3. Předávání funkcí

U předávání funkcí je třeba určit formu u jednotlivých funkcí podle kompetencí a odpovědností a další doprovodné nezbytné režimy (např. předávací inventuru apod.).

Forma předávání funkcí by měla vyžadovat vždy písemný zápis, jehož součástí by měla být tato dokumentace:

a) Předávací protokol, který obsahuje:

• předané písemné materiály podle spisového a archivního řádu organizace,

• předaný majetek podle místních seznamů nebo karet operativní evidence,

• potvrzení o vypořádaných pohledávkách a závazcích pracovníka,

• přehled o stavu pracovních úkolů zejména rozpracovaných nebo těch, které budou významným způsobem ovlivňovat budoucí období organizace,

• další důležité pracovní podmínky.

b) Má-li předávací proces návaznost na hmotnou odpovědnost, provede se zároveň hmotná inventarizace. Inventarizaci je nutno vyžadovat i v některých případech, kdy není přímo uzavřena hmotná odpovědnost (např. sklady materiálu, nedokončené výroby, polotovarů a ostatních zásob, ale i pohledávek a závazků, které byly v přímé kompetenci pracovníka).

c) V rámci stanovení podmínek pro předávání funkcí by mělo být stanoveno žádoucí období pro časové překrývání některých funkcí z důvodů hladkého průběhu další existence organizace.

U organizací založených na principu pracovních vztahů, kdy jednotliví pracovníci jsou začleňováni do organizace na základě právě těchto pracovněprávních vztahů, je užitečné určit:

a) Kdo představuje pracovníky organizace, tj. jaký je zvolen způsob pracovního poměru a zařazení, definice pracovních míst, kterých se to týká, počet pracovníků v rozdělení na pracovníky, kteří jsou ve smyslu zákoníku práce zaměstnáni:

1. v pevném pracovním poměru, definice pracovních míst, počet,
2. na základě dohod o provedení práce,
3. na základě dohod o činnosti,
4. na základě ustanovení zákona o civilní službě,
5. na základě dohod s úřadem práce apod.

b) Zřizovatel stanovuje celkový počet pracovníků na:

Do definice systému řízení patří:

• řídicí stupně,

• poradní orgány,

• režimy porad, způsob a periodicita, finální výstupy porad a jednání komisí, forma zápisů a jejich zveřejnění,

• vyjmenování potřebných vnitřních směrnic, které budou doplňovat jednotlivá ustanovení organizačního řádu ve vnitřně propojeném kontrolním systému,

• náplně práce komisí jako poradních orgánů ředitele, pravomoci a odpovědnosti.

Kompetence a odpovědnosti musí být upraveny ve smyslu obsahu výše uvedeného čl. 2 odst. 2.2 bodu a), b), c). Upravují se jimi základní charakteristiky řídicích a ostatních pracovních…