Oběh účetních dokladů a podpisové vzory

4.2.2

Oběh účetních dokladů a podpisové vzory

PhDr. Jindra Dolejšová

 NahoruKomplexnost vnitřních předpisů

Vnitřní směrnice jsou nedílnou součástí potřebné dokumentace o stavu a úrovni vnitřního kontrolního systému každé účetní jednotky. Musí být však věcně i formálně správné, aby plnily svou funkci. Ucelená dokumentace vnitřních předpisů je i formálním požadavkem zákona o finanční kontrole a dalších obecně závazných předpisů, avšak je pouze předpokladem pro jejich věcnou správnost. Pokud vnitřní normy neposkytují skutečný popis činností (dílčí agendy) ÚSC a chybí jim kontrola zpětné vazby organizace a její praktické činnosti, pak dozajista takový systém nemůže plnit zamýšlenou kontrolní funkci.

Úlohou vnitřních směrnic je zejména:

• zajištění jednotného metodického postupu účetní jednotky (účtový rozvrh, účetní knihy, harmonogram účetní závěrky i uzávěrky, použití účetního softwaru),

• zajištění kompetencí a odpovědnosti odpovědných osob (za věcnou i formální správnost, včetně odpovědnosti příkazce, správce i hlavní účetní dle zákona 320/2001 Sb. – předběžná, průběžná, následná kontrola konkrétních účetních operací),

• zajištění správnosti, úplnosti, srozumitelnosti, přehlednosti a trvalosti účetních dat (tj. účetní záznam, účetní doklad a přezkušování účetních dokladů z hlediska přípustnosti, archivace),

• zajištění vhodného označení veškeré dokumentace (jednotné nezaměnitelné, neopakující se, souvislé a vzestupné číslování účetní dokumentace),

• četnost, rozsah a obsah vnitřních norem závisí na mnoha aspektech, ale především

  • na organizačním řádu a popisu pracovních míst,

  • na velikosti a členitosti účetní jednotky,

  • na způsobu financování a nakládání se zdroji,

  • na rozsahu a klasifikaci majetku,

  • na centralizaci nebo decentralizaci kompetencí a odpovědnosti (tj. podpisový řád – osoby oprávněné, osoby odpovědné a osoby povinné, případně zastupitelnost osob),

  • na řídících či podřízených vazbách účetní jednotky, nutnost dodržování časových harmonogramů,

  • na omezení rizik nezákonnosti, nehospodárnosti apod.

 NahoruÚčinnost a platnost vnitřních norem

Účinnost směrnic musí být vždy stanovena na celé účetní období. V průběhu jednoho účetního období dle zákona 563/1991 Sb. § 4 odst. 15 nelze měnit účetní metody. Tzn. například pokud nová směrnice o členění a postupech účtování majetku obsahuje jiné metody ocenění majetku než předcházející směrnice, pak platnost může být od 25. března 2004, ale účinnost se zpětnou platností od 1. 1. daného roku nebo od 1. 1. následujícího roku, tj. všechny účetní případy se musí účtovat dle schválených nových postupů účtování po celé účetní období a nikoliv v průběhu účetního období od března kalendářního roku.

 NahoruZávaznost vnitřních norem

S ohledem na výše uvedené je zřejmé, že účetní jednotky budou mít vnitřní normy různorodé zejména v závislosti na organizačním uspořádání (obce, města, dobrovolného svazku obcí) a na členitosti jednotlivých celků (na organizační složky, příspěvkové organizace, obchodní či - neziskové společnosti ÚSC atd.), na hlavním poslání organizace a na případné doplňkové (hospodářské) činnosti apod. Mezi…