Obecná ustanovení o náhradách poskytovaných zaměstnanci v souvislosti s výkonem práce

3.2.3 Obecná ustanovení o náhradách poskytovaných zaměstnanci v souvislosti s výkonem práce

Ing. Karel Janoušek

Část sedmá zákoníku práce upravuje poskytování náhrad výdajů zaměstnancům v souvislosti s výkonem práce, a to zaměstnancům, jejichž zaměstnavatel:

• je státem, státním fondem, územním samosprávným celkem, příspěvkovou organizací, jejíž náklady na platy a odměny za pracovní pohotovost jsou plně zabezpečovány z příspěvku na provoz poskytovaného z rozpočtu zřizovatele nebo z úhrad podle zvláštních právních předpisů, nebo školskou právnickou osobou zřízenou Ministerstvem školství, mládeže a tělovýchovy, krajem, obcí nebo dobrovolným svazkem obcí podle školského zákona (dále jen státní a příspěvková sféra),

• není výše uvedenou státní nebo příspěvkovou organizací (dále jen podnikatelská sféra).

Uhrazení výdajů souvisejících s pracovní cestou

Uvedená část zákoníku práce vychází přitom z obecné zásady obsažené v § 2 odst. 2 ZP, podle které náklady spojené s výkonem práce nese zaměstnavatel. Pokud při výkonu práce nebo v přímé souvislosti s ním vzniknou zaměstnanci výdaje, je zaměstnavatel povinen mu je nahradit, a to podle pravidel uvedených v této části zákoníku práce. V obecných ustanoveních jsou pro uvedené účely vymezeny případy, ve kterých se vzniklé výdaje považují za cestovní výdaje.

Jestliže zaměstnanci v souvislosti s příslušnou cestou specifikovanou v § 152 ZP vzniknou výdaje, je zaměstnavatel povinen jejich náhradu zaměstnanci poskytnout. Podle § 346c ZP přitom nemůže zaměstnanec zaměstnavatele zprostit povinnosti cestovní náhrady mu poskytnout, a to ani písemně.

Definice pracovní cesty

Podle § 42 odst. 1 ZP se pracovní cestou rozumí časově omezená cesta k výkonu práce mimo sjednané místo výkonu práce.

Pro účely poskytování cestovních náhrad se však podle § 156 odst. 2 ZP za pracovní cestu považuje také cesta mimo pravidelné pracoviště a mimořádná cesta v souvislosti s výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště. Vždy musí samozřejmě jít o cestu za účelem výkonu druhu práce sjednaného v pracovní smlouvě podle § 34 ZP nebo takové činnosti, kterou zákoník práce za výkon práce považuje (viz např. § 230 odst. 3 ZP).

Pojem pracovní cesta používaný v části sedmé ZP pro účely poskytování cestovních náhrad je tedy širší než uvedený v § 42 ZP.

Pracovní cestou není v zásadě cesta zaměstnance z místa bydliště anebo pobytu do sjednaného místa výkonu práce a pravidelného pracoviště a naopak, protože takovéto cesty jsou soukromou záležitostí každé osoby. Za soukromou cestu žádné náhrady nepřísluší. Výjimkou je případ mimořádné cesty k výkonu práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště a případ, kdy je zaměstnanec vyslán vykonat práci do místa svého bydliště, které je odlišné od jeho místa výkonu práce anebo pravidelného pracoviště (viz § 163 odst. 6 ZP).

Místo výkonu práce

Podle ustanovení § 34 odst. 1 ZP musí pracovní smlouva obsahovat místo nebo místa výkonu práce, ve kterých má být sjednaný druh práce vykonáván. Takovéto místo může být sjednáno jako jedno nebo více konkrétních míst, ale také jako část obce, obec anebo i širší území. Má-li zaměstnavatel více pracovišť (budov, provozoven, poboček), je často vhodné sjednat se zaměstnancem jako místo výkonu práce všechna pracoviště, protože pak nebude třeba souhlasu zaměstnance s vysláním k výkonu práce na příslušné pracoviště. Zaměstnanec totiž nebude podle § 42 ZP na pracovní cestě. Sjednaným místem výkonu práce může být i bydliště či jiné místo pobytu zaměstnance, pak je nutno postupovat také podle § 317 ZP. Jestli zaměstnanci budou anebo nebudou příslušet cestovní náhrady, bude záležet na tom, zda, příp. jak, je s ním sjednáno pravidelné pracoviště.

Pravidelné pracoviště

Přestože existuje tzv. smluvní volnost, nelze se zaměstnancem jako pravidelné pracoviště sjednat jakékoliv místo. Ze samotného pojmu je zřejmé, že jde o místo, kde zaměstnanec skutečně bude vykonávat svou práci (druh práce sjednaný v pracovní smlouvě) pravidelně nebo častěji než jinde. Jde tedy zpravidla o konkrétní místo, kde zaměstnanec svou práci vykonává, tj. místo, kde má svůj „pracovní stůl či prostor”, tj. konkrétní budova (budovy), dílna určená adresou sídla zaměstnavatele, provozovny či odloučeného pracoviště apod., případně také ve výjimečných případech, podle druhu a náplně práce, část obce anebo obec, v jejímž obvodu zaměstnanec (např. poštovní doručovatel) svou práci vykonává. Pokud zaměstnanec např. vykonává pravidelně práci na různých místech (pravidelně v určité dny v týdnu, v pravidelnou dobu) v různých místech obvodu působnosti svého zaměstnavatele, pak lze sjednat všechna tato místa, jsou-li v jedné obci, jako pravidelná pracoviště zaměstnance. Podle § 34a ZP nesmí být pravidelné pracoviště pro účely cestovních náhrad sjednáno šířeji než jedna obec.

Je-li pravidelné pracoviště se zaměstnancem sjednáváno, musí tak být učiněno v pracovní smlouvě (dodatku k pracovní smlouvě). Tuto dohodu nelze nahradit ujednáním v kolektivní smlouvě ani jakýmkoliv rozhodnutím zaměstnavatele, byť by bylo uvedeno ve vnitřním předpisu zaměstnavatele.

Pokud v pracovní smlouvě pravidelné pracoviště se zaměstnancem sjednáno není, postupuje se při jeho určení podle § 34a ZP. Podle uvedeného ustanovení je pak pravidelným pracovištěm pro účely cestovních náhrad místo výkonu práce sjednané v pracovní smlouvě. Jestliže je však místo výkonu práce sjednáno šířeji než jedna obec, považuje se za pravidelné pracoviště obec, ve které nejčastěji začínají cesty zaměstnance za účelem výkonu práce.

Z uvedeného je jednoznačně zřejmé, že je nezbytné u každého zaměstnance pečlivě zvážit, jak bude v pracovní smlouvě sjednáno místo výkonu práce a také zda a jak bude sjednáno pravidelné pracoviště. Podle toho, jak budou uvedená místa sjednána, budou (anebo nebudou) také zaměstnanci příslušet náhrady cestovních výdajů při cestách, na které ho zaměstnavatel vyslal vykonat druh práce sjednaný v pracovní smlouvě nebo činnost, kterou zákoník práce nebo speciální předpis za výkon práce považuje.

Výkon práce mimo rozvrh směn

Zaměstnanci přísluší cestovní náhrady také v případě, kdy jde o mimořádnou cestu související s výkonem práce mimo rozvrh směn prováděných v místě výkonu práce anebo pravidelného pracoviště. Takovýmito případy mimořádných cest k výkonu práce mimo rozvrh směn mohou být např. cesty k výkonu práce při živelních pohromách či jiných mimořádných případech a různých neočekávaných situacích, při pohotovostní službě držené v místě bydliště, při přesčasové práci, pokud se k výkonu této zaměstnavatelem nařízené práce přesčas musel zaměstnanec dopravit do pravidelného pracoviště. Výkon práce zaměstnance mimo rozvrh směn je vždy mimořádný.

Stanovení podmínek

Vzhledem k tomu, že na pracovní cestu vysílá zaměstnance zaměstnavatel, musí také zaměstnavatel před pracovní cestou konkretizovat podmínky, které mohou ovlivnit výši cestovních náhrad.

Musí tak učinit i před cestami, které sice pracovními cestami podle § 42 ZP nejsou, ale pro účely cestovních náhrad se podle § 156 odst. 2 ZP za takovéto cesty považují (viz výše). Podle § 153 ZP musí zaměstnavatel předem písemně určit zejména:

• dobu a místo nástupu a ukončení cesty,

• místo plnění pracovních úkolů,

• způsob dopravy,

• způsob ubytování,

• příp. další podmínky.

Pokud jsou práva zaměstnance na cestovní náhrady nezpochybnitelná, nemusí zaměstnavatel příslušné podmínky stanovit písemně. Trvá-li ale zaměstnanec na písemném stanovení podmínek, musí tak zaměstnavatel učinit. To je vhodné zejména při použití soukromého vozidla zaměstnance.

Při určování podmínek konání pracovní cesty, je zaměstnavatel povinen přihlížet k oprávněným zájmům zaměstnance. Obecné, pro všechny zaměstnance platné podmínky přitom mohou být uvedeny např. ve vnitřním předpisu zaměstnavatele (např. vnitřní směrnice, příkaz ředitele), specifické podmínky mohou být uvedeny na tiskopisu cestovního příkazu anebo v jiném dokumentu či rozhodnutí (zápis z porady, příkaz k jízdě služebním vozidlem apod.), kterým je zaměstnanci pracovní cesta nařízena. Používání uvedených či jiných tiskopisů týkajících se pracovních cest není nařízeno žádným obecně platným předpisem. Je pouze na zaměstnavateli, jakou vhodnou formu stanovení podmínek pro konání pracovní cesty a pro její vyúčtování zvolí. V řadě případů bude stačit např. upravená evidence docházky, při používání služebních vozidel kniha jízd či jiný (řádně vedený) vhodný záznam o provozu vozidla apod. Nejpraktičtější formou je však používání tiskopisů cestovních příkazů, které slouží také pro vyúčtování cestovních náhrad.

Vznik nároku na cestovní náhrady

Vznik nároku na náhrady cestovních výdajů začíná nástupem zaměstnance na cestu v místě určeném zaměstnavatelem a končí návratem z této cesty do místa, opět určeného zaměstnavatelem. Při zahraniční pracovní cestě je pro vznik nároku zaměstnance na náhradu výdajů v cizí měně rozhodující doba přechodu státní hranice ČR a při použití letecké přepravy doba odletu z ČR a příletu do ČR. Lety mezi letišti v České republice jsou tak součástí tuzemské části příslušné zahraniční pracovní cesty. K použití letadel podrobněji viz komentář k § 166 ZP.

Místo nástupu a ukončení cesty

Místem nástupu na pracovní cestu i místem jejího ukončení může být kterékoliv místo, které určí zaměstnavatel zaměstnanci před pracovní cestou. Toto místo stanovuje zaměstnavatel svým rozhodnutím, nejde o dohodu mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem. Zaměstnavatel by ale měl přihlížet k oprávněným zájmům zaměstnance.

Příslušné místo, tj. např. pravidelné pracoviště zaměstnance, sídlo firmy, bydliště nebo místo pobytu zaměstnance, ale i jiné vhodné místo, pokud se tím nezastírá soukromá cesta zaměstnance (soukromou cestou zaměstnance je zpravidla vždy cesta mezi bydlištěm a pravidelným pracovištěm), je nutno stanovit zcela konkrétně a jednoznačně, např. adresou bydliště či pobytu, příp. jiným, nezaměnitelným způsobem. Nestačí uvést jen název obce. Místem nástupu a ukončení pracovní cesty může být např. také garáž služebního vozidla, které zaměstnanec na pracovní cestě použije k dopravě, místo pobytu zaměstnance anebo jiné místo, kde se zaměstnanec před pracovní cestou zdržuje.

Pokud je určeným místem nástupu na pracovní cestu např. bydliště zaměstnance, začíná pracovní cesta odchodem z bytu a nárok na jízdní výdaje i na stravné začíná právě tímto okamžikem. Je-li ale jako místo nástupu na pracovní cestu určeno pravidelné pracoviště, sídlo zaměstnavatele apod., začíná pracovní cesta až odchodem z tohoto místa a cesta z bydliště zaměstnance do uvedeného místa není součástí pracovní cesty.

Možná úprava výše cestovních náhrad

Podle ustanovení § 4a odst. 1 a 2 ZP je v některých případech možná úprava práv nebo povinností, tato úprava však nesmí být nižší, než je podle zákoníku práce nejméně přípustná, nebo vyšší, než je nejvýše přípustná. To se týká i cestovních náhrad, zejména pak stravného, zahraničního stravného a kapesného. Zaměstnavatel ve státní a příspěvkové sféře je pak v této oblasti omezen také ustanovením § 173 ZP.

Stanovení dalších podmínek

Kromě uvedené doby a místa nástupu a ukončení cesty, místa plnění pracovních úkolů, způsob dopravy a ubytování, může zaměstnavatel nejpozději před pracovní cestou také v případě:

1. tuzemské pracovní cesty

   • stanovit anebo sjednat konkrétní výši stravného podle doby trvání pracovní cesty (§ 163 odst. 1 příp. § 176 odst. 1 ZP),

   • stanovit nebo sjednat procento snížení stravného při bezplatném poskytnutí stravy zaměstnanci na pracovní cestě (§ 163 odst. 2 ZP), a to za každé jídlo charakteru snídaně, oběda nebo večeře,

2. zahraniční pracovní cesty

   • sjednat nebo určit základní sazbu zahraničního stravného (§ 170 odst. 2 příp. § 179 odst. 2 ZP),

   • stanovit nebo sjednat procento snížení zahraničního stravného při bezplatném poskytnutí stravy zaměstnanci na pracovní cestě (§ 170 odst. 5 ZP), a to za každé jídlo charakteru snídaně, oběda nebo večeře,

   • rozhodnout o poskytnutí kapesného a stanovit jeho procentní výši ze zahraničního stravného (§ 180 ZP).

Zaměstnavatel ve státní a příspěvkové sféře nemůže sjednávat snížení stravného a zahraničního stravného za bezplatně poskytnuté jídlo, neboť je povinen v takovém případě stravné a zahraniční stravné snížit v rozsahu uvedeném v § 176, resp. § 179 ZP.

Záloha

Pokud jde o zálohu na pracovní cestu, je v § 183 odst. 1 ZP zaměstnavateli stanovena povinnost poskytnout ji zaměstnanci, není-li se zaměstnancem dohodnuto, že poskytnuta nebude.

Zaměstnavatel by si měl být vědom toho, že vždy jde o vyslání zaměstnance na pracovní cestu a ne o schválení podmínek až po jejím ukončení. Je v zájmu nejen zaměstnavatele, ale také v zájmu zaměstnance, aby uvedené podmínky a průběh pracovní cesty byly určeny před jejím započetím. Odpadnou tak zbytečná nedorozumění při vyúčtování nároků zaměstnance po pracovní cestě, zbytečné dohady o případném odškodnění úrazu zaměstnance, o náhradě škody po dopravní nehodě s poškozením vozidla zaměstnance apod. včetně z toho vyplývajících daňových dopadů.

Dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr

Cestovní náhrady lze poskytnout i v případě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, je-li to v příslušné dohodě sjednáno a je současně v dohodě sjednáno pravidelné pracoviště. U dohod o provedení práce při cestách mimo obec bydliště to platí i v případě, že není sjednáno pravidelné pracoviště.