Tento příspěvek by měl poskytnout inspiraci a návody ke zpracování dotačního projektu v oblasti eGovernementu krajského úřadu. Modelový příklad je vhodný pro nový Integrovaný regionální operační program. Struktura modelového projektu reflektuje uspořádání studie proveditelnosti.
Žadatel
Krajský úřad. Investorem a provozovatelem celého projektu je kraj. Za zpracování žádosti a monitoring realizace projektu je zodpovědný Odbor evropského řízení ve spolupráci s Odborem informatiky. Partnery projektu jsou ORP,organizace kraje, apod.
Vymezení projektu a cílové skupiny
Předkládaný projekt řeší vytvoření Technologického centra kraje (TCK), které je součástí projektu eGON. TCK se stane výrazným nositelem konceptu eGovernment a prostřednictvím vytvořené infrastruktury umožní provozovat služby potřebné pro obce a města celého regionu. Implementace eGovernmentu vyžaduje vytvoření, provoz a údržbu infrastruktury pro zpracování klíčových dat regionu prostřednictvím aplikací a systémů jako jsou spisové služby, datové sklady, digitální mapy veřejné správy (DMVS) atd. V důsledku realizace projektu získají výstupy na úrovni krajů a ORP výrazně regionální charakter. Projekt rozpracovává a vymezuje podmínky realizace v souladu se strategickými záměry a paralelně s běžícími aktivitami směřujícími k naplnění cílů Strategie Smart Administration. Cílovými skupinami projektu jsou: krajské úřady, organizace krajem zřizované či zakládané, obce, organizace obcemi zřizované či zakládané, stát, občané, podnikatelé, investoři
Cíl a aktivity projektu
Cílem projektu je vytvořit robustní, škálovatelné a rozšířitelné technologické provozní prostředí pro zpracování potřebných aplikací, schopné přenášet, uchovávat a zpracovávat bezpečně velké množství dat, které bude možno flexibilně prezentovat potřebným uživatelům. Implementace systému eGovernment vyžaduje vytvoření, provoz a údržbu infrastruktury pro zpracování klíčových dat regionu prostřednictvím aplikací a systémů, jako jsou spisové služby, datové sklady, digitální mapy veřejné správy (DMVS) atd. Technologická centra budou postupně rozšiřována implementací nových funkcí. Aplikace a informační systémy, provozované v rámci Technologického centra kraje, budou nabízet poměrně široké spektrum služeb. Tyto služby budou vybudovány a podpořeny následujícími klíčovými aktivitami projektu: elektronickou spisovou službou, digitální technickou mapou, účelovou katastrální mapou, nástroji pro tvorbu a údržbu územně analytických podkladů, datovými sklady a nástroji Business Intelligence, integrací krajského úřadu, digitalizací a ukládáním.
Výstupy a přínosy projektu
Základními výstupy projektu jsou připravenost agendových informačních systémů žadatele na komunikaci se základními registry prostřednictvím Integračních bodů přístupů k eGON službám; dovybavení potřebnými SW komponenty, nebo upgrade stávajících; integrace SW komponent pro výkon agend a jejich elektronizaci – dáno řešením jednotného agendového systému; optimalizace rolí jednotlivých uživatelů ICT při zajištění agend vykonávaných žadatelem; zajištění úpravy ICT komponent či uceleného řešení dle procesů probíhajících v rámci
působností žadatele; prezentace poskytovaných služeb prostřednictvím portálu, včetně integrace na Portál veřejné správy. Optimálně fungující vnitřní systém úřadu, zajištění připravenosti ICT žadatele na součinnost se základními registry, optimálně nastavené ICT podporující logicky realizované procesy v organizaci, zajištění snížení administrativní zátěže spojené s využíváním ICT a její optimální a efektivní správa. Očekávané přínosy projektu Technologické centrum kraje jsou především následující: vytvoření standardního systému digitalizace a ukládání dokumentů územních samospráv; vybudování základní báze uložených dat a dokumentů; ochrana kulturního dědictví; vytvoření jednotného referenčního podkladu pro agendy územně samosprávných celků, mezi které patří finance a rozpočet kraje, územní plánování, správa a rozvoj i služby typu zdravotnictví, školství, sociální péče, doprava; spuštění metadatového systému; vytvoření DTM jako podkladu pro agendy veřejné správy, mezi které patří např. územní plánování, správa a údržba majetku nebo plánování investic, provoz spisové služby a negarantovaného úložiště dokumentů souvisejících s výkonem veřejné správy v souladu s legislativou; výrazné zvýšení dostupnosti dokumentů v kterékoli fázi zpracování i po dobu archivování; zrychlením získání dat vzniká možnost s danými kapacitami zvládnout větší objem práce s nižší pracností.
Realizační tým
Projektový tým je výkonnou složkou projektu, který zpracovává výstupy projektu a plní úkoly dle schváleného harmonogramu, rozpočtu. Projektový tým je řízen projektovým manažerem. Projektový tým svojí činností zajišťuje zejména: operativní řízení projektu, zajištění a udržení práva čerpání dotace ze strukturálních fondů EU, zastřešení projektu po věcné stránce, vzájemnou koordinaci a součinnost stran a týmů podílejících se na realizaci projektu, kontrolu průběhu projektu, koordinaci činnosti subdodavatelů a zástupců třetích stran, podrobnou specifikaci dodávek pro výběrová řízení, vzájemnou spolupráci při přípravě technologických a dalších podkladů nutných pro realizaci, infrastruktury a následného provozu projektu, uplatňování daných standardů a interních procedur, řízení procedur řešení problémů a rozhodování sporů. Jednání projektového týmu se koná pravidelně na základě stanovené frekvence. Jednání projektového týmu je dokumentováno zápisem, který na závěr každého jednání schválí Projektový manažer. Vzhledem ke komplexnosti projektu a k tomu, že v různých fázích realizace se na něm budou podílet různé subjekty (subdodavatelé), bude členství v Projektovém týmu buď trvalé, nebo dočasné. Dočasní členové budou mít pouze poradní a konzultační funkci, stálí členové budou mít právo podílet se na rozhodování projektového týmu. Základní struktura projektového týmu je následující: projektový manažer, finanční manažer, expert v oblasti veřejných zakázek, odborný garant – technická část, technický konzultant.
Harmonogram realizace projektu
Projekt bude realizován v období od října 2015 do prosince 2017. Aktivity projektu technologického centra kraje budou strukturovány podle jednotlivých realizačních fází. Přípravná etapa zahrnuje zpracování projektového záměru a jeho schválení odpovědnými orgány města, uskutečnění výběrového řízení na zpracovatele studie proveditelnosti, provedení analýzy současného stavu informačních a komunikačních technologií, zpracování analýzy aktuálního stavu vnitřního chodu úřadu ve vazbě na ICT, vypracování studie proveditelnosti a její schválení radou nebo zastupitelstvem města, podání žádosti o poskytnutí dotace, realizaci výběrové řízení na dodavatele technického řešení. V realizační bude implementován dodavateli technologický a informační systém, testován pilotní provoz a školení personálu. Provozní etapa bude obsahovat běžný provoz služeb vymezených dobou udržitelnosti projektu a poskytování technické podpory dodavateli. Průběžně ve všech etapách bude realizováno řízení projektu, vedení účetní evidence projektu, administrace projektu vůči poskytovateli dotace a zajištění publicity projektu. Obnova služeb bude zajišťována ze strany krajského úřadu až do konce doby udržitelnosti projektu.
Analýza rizik
Příprava, realizace a následně provoz projektu byla, je a po celou dobu realizace bude provázena riziky, jejichž míru působení lze minimalizovat jejich definováním, soustavným vyhodnocováním a případným koncepčním nebo operativním zásahem reagujícím na skutečný výskyt rizika nebo možnost jeho vzniku. Cílem řízení rizik je identifikovat rizika projektu, vyhodnotit pravděpodobnost jejich vzniku, závažnost dopadů a naplánovat možné varianty eliminace rizikových situací. Rizika na úrovni projektu lze dle svého charakteru rozdělit následujících klasifikačních skupin: právní rizika; finanční rizika; technická rizika; personální rizika; provozní rizika; přírodní a bezpečnostní rizika; rizika spojená se spolufinancováním ze strukturálních fondů Evropské unie. Právní rizika zahrnují nedodržení závazných pravidel pro zadávání veřejných zakázek; nedodržení podmínek konkrétní výzvy Integrovaného regionálního operačního programu, nedořešení vlastnických vztahů k místům realizace projektu (pokud je to relevantní v daném kraji), nedodržení právních norem ČR a EU. Finanční rizika projektu představují zejména: nepřidělení dotace ze strukturálních fondů EU; zvýšení nároků na financování projektu z vlastních zdrojů žadatele; nedostatek finančních prostředků v přípravné, realizační a provozní fázi; navýšení cen technologií, stavebních prací a dalších vstupů; zvýšení celkových nákladů projektu a zároveň zvýšení nároků na financování projektu v realizační fázi projektu; růst nákladů v provozní fázi projektu; nedostatek finančních prostředků v provozní fázi projektu. Technická rizika představují následující skutečnosti: nevhodná koordinace dodavatelských prací, špatná koordinace instalace technologií; riziko snížení kvality provedení instalace technologií; výběr nekvalitního dodavatele; nedodržení termínu realizace. Personální rizika mohou být způsobena nedostatečnou delegací kompetencí v projektovém týmu; nedostatečným vnitřním kontrolním systémem; nedostatkem kvalifikované a kvalitní pracovní síly v provozní fázi; fluktuací zaměstnanců zapojených do provozu projektu; nedostatkem poptávky po výstupech projektu; nedodržením monitorovacích ukazatelů; nenaplněním dodavatelských smluv v provozní fázi projektu; výpadkem elektrické energie v provozní fázi projektu. Přírodní a bezpečnostní rizika u daného typu projektu zahrnují: živelnou pohromu v realizační fázi projektu; živelnou pohromu v provozní fázi projektu; krádež technologií nebo jejich poničení; teroristický útok (včetně kybernetického útoku). Poslední skupina rizik je zaměřena na ohrožení způsobená nesprávnou realizací dotačního projektu. Konkrétně se jedná o…
