Hospodaření s majetkem obce

6.3.13

Hospodaření s majetkem obce

Jaroslava Svobodová

Organizační uspořádání účetní jednotky: obec - veřejnoprávní korporace, územně samosprávný celek

Číslo: ......................

Zpracoval: ...................... Kontroloval: ......................................

Platnost: ...................... Závaznost: ......................................

Datum vydání: ...................... Vydává: ......................................

Nahrazuje: ...................... Doplňuje: ......................................

Počet stran: ...................... Přílohy: ......................................

Metodické vymezení: Klasifikace a evidence majetku

Zastupitelstvo města ................. se na svém zasedání dne ......... usneslo podle § 35 a 84 zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů, na této závazné směrnici:

1.1 Cílem vydání těchto směrnic pro hospodaření s majetkem obce je zejména:

• zabezpečení dodržování zákonů pro realizaci majetkových práv,

• zabezpečení hospodárného a efektivního užívání majetku,

• zabezpečení předepsané evidence majetku,

• ochrana majetku.

2.1 Obsah a forma směrnic pro hospodaření s majetkem jsou zaměřeny:

• k naplnění ustanovení § 38, 39 a 40 zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů,

• k zabezpečení nejdůležitějšího, základního věcného práva – práva vlastnického v souladu s ustanovením části třetí zákona č. 89/2012 Sb., občanského zákoníku, ve znění pozdějších předpisů,

• k realizaci zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ustanovení o účtování, oceňování, odpisování, inventarizaci, vykazování a analytické a operativní evidenci majetku, ve znění pozdějších předpisů,

• k realizaci zákona č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, ve znění pozdějších předpisů.

2.2 Tato pravidla se vztahují na veškerý majetek města XXX, zejména řeší nakládání s majetkem města prostřednictvím odborů městského úřadu a organizačních složek města, které nemají právní subjektivitu a jsou svými příjmy a výdaji přímo napojeny na rozpočet města a dále na hospodaření s majetkem příspěvkových organizací zřizovaných městem (dále jen správci).

2.3 Kontrolu dodržování pravidel provádí kontrolní výbor zastupitelstva města. Vnitřní a veřejnosprávní kontrola dodržování těchto pravidel je prováděna v souladu s kontrolním řádem města.

Varianta 1:

3.1 Správci jsou povinni pečovat o zachování a rozvoj majetku, využívat jej účelně a hospodárně v souladu s úkoly vyplývajícími ze zákonem vymezené působnosti.

3.2 Mezi základní povinnosti správců patří zejména:

1. zjistit, sepsat, ocenit veškerý majetek města a účtovat o něm, vést ho v předepsané evidenci a provádět jeho inventarizaci v souladu se zákonem č. 563/1991 Sb. o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů,
2. pečovat o údržbu majetku a provádět jeho opravy,
3. nakládat s majetkem v souladu s usneseními orgánů města, s nepotřebným majetkem nakládat způsoby a za podmínek stanovených právními předpisy,
4. chránit majetek před odcizením, poškozením, zničením nebo zneužitím,
5. využívat všechny právní prostředky k ochraně majetku proti neoprávněným zásahům, včas uplatňovat právo na náhradu škody a právo na vydání bezdůvodného obohacení,
6. sledovat trvale, zda dlužníci včas a řádně plní své závazky a zabezpečit, aby nedošlo k promlčení nebo zániku z nich vyplývajících práv.

Varianta 2:

3.1 Vymezení a evidence majetku:

• klasifikace a vymezení majetku,

• evidence majetku,

• pořizování majetku,

• zařazování a vyřazování majetku,

• dokumentace k majetku.

3.2 Oceňování majetku:

• způsoby oceňování majetku,

• zásady oceňování,

• oceňování zásob,

• oceňování pro potřeby finančního řízení,

• pravomoci v oceňování.

3.3 Hospodaření s majetkem (manuál pro hospodaření s majetkem):

• majetek vyčleněný pro realizaci městem,

• majetek pro realizaci služeb,

• majetek v rámci činností jiných organizací,

• zabezpečení a ochrany majetku,

• podmínky pro bezúplatný převod (dary),

• podmínky pro svěření vlastnických práv,

• podmínky pro smluvní vztahy.

3.4 Zásady pro hospodaření s majetkem při hospodářské činnosti:

• podmínky pro hospodářskou činnost.

3.5 Podmínky pro prodej majetku:

• aspekty prodeje majetku,

• zásady pro prodej majetku.

3.6 Zásady pro údržbu, opravy, revize a inventarizace majetku:

• zabezpečení souladu mezi operativní evidencí a skutečným technickým stavem.

3.7 Přebytečný a neupotřebitelný majetek:

• nakládání s přebytečným a neupotřebitelným majetkem,

• oceňování přebytečného a neupotřebitelného majetku.

Směrnice pro hospodaření s veškerým majetkem podle uvedené klasifikace jsou závazné pro všechny orgány obce, které jsou uvedeny v § 67 až 122 zákona č. 128/2000 Sb. a jsou povinny se jimi řídit.

Poznámka:

Klasifikace a vymezení majetku se převážně řídí ustanovením zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, vyhlášky č. 410/2009 Sb. a Českých účetních standardů č. 701 až 710 a ustanovením rozpočtové skladby, ale jsou zde užitá i jiná hlediska (ekonomická) viz “jiný majetek“. Pokud dojde ve směrnicích k odchýlení od výše jmenovaných právních norem, je to v souladu organizačně právní strukturou města a v souladu s vymezením kompetencí a odpovědností jednotlivých úseků (referátů) města.

4.1 Vymezení dlouhodobého nehmotného majetku

4.1.1 Dlouhodobým nehmotným majetkem jsou majetkové složky dále uvedené, jejichž ocenění je vyšší, než je stanovený cenový práh podle věcně příslušných obecně závazných předpisů nad cenový práh 60 000 Kč v jednotlivém případě a doba použitelnosti delší než jeden rok.

• Nehmotné výsledky výzkumné a vývoje jsou výsledky úspěšně provedených prací, které nejsou předmětem průmyslových a jiných ocenitelných práv – v případě, že jsou:

  1. nabyty samostatně, tj. nejsou součástí nabytého dlouhodobého majetku a jeho ocenění,
  2. vytvořeny vlastní činností za účelem obchodování s nimi, resp. opakovaného prodeje (nejde o výsledky na zakázku nebo o součást dodávky dlouhodobého majetku).

• Software – bez ohledu na to, zda je nebo není předmětem autorských práv, a to v případě, že je:

  1. nabyt samostatně, tj. není součástí nabytého hardware a jeho ocenění,
  2. vytvořen vlastní činností za účelem obchodování s ním, avšak nejde o software na zakázku nebo o součást dodávky hardware.

• Ocenitelná práva zahrnují zejména výrobně technické poznatky (know-how), licence, předměty průmyslových práv a jiné výsledky duševní tvořivé činnosti, které jsou předmětem ocenitelných práv, a to jak nabývaných, tak poskytovaných.

4.1.2 Nehmotným majetkem je též drobný dlouhodobý nehmotný majetek (dále jen DDNM) a další majetkové složky, soubory majetku jejichž ocenění je od 7 000 Kč do 60 000 Kč včetně v jednotlivém případě a doba použitelnosti delší než jeden rok.

4.2 Vymezení dlouhodobého hmotného majetku

4.2.1 Dlouhodobým hmotným majetkem se rozumí:

1. pozemky, stavby včetně budov, byty a nebytové prostory vymezené jako jednotky, umělecká díla, sbírky, movité kulturní památky a předměty kulturní hodnoty, bez ohledu na jejich pořizovací cenu,
2. nemovité kulturní památky, které byly pořízeny koupí, darem, děděním nebo byly již dříve oceněny (např. soudním znalcem), nebo pokud se tento majetek stal kulturní památkou v průběhu doby používání,
3. samostatné movité věci, popř. soubory movitých věcí se samostatným technicko-ekonomickým určením, jejichž doba použitelnosti je delší než jeden rok a ocenění jedné položky převyšuje částku 40 000 Kč včetně předmětů z drahých kovů,
4. pěstitelské celky trvalých porostů1) s dobou plodnosti delší než tři roky,
5. základní stádo a tažná zvířata,
6. otvírky nových lomů, pískoven a hlinišť, technická rekultivace a technické zhodnocení, pokud nejsou součástí pořizovací ceny dlouhodobého hmotného majetku. Součástí technické rekultivace mohou být jen stavby (např. komunikace), které svým provedením, účelem a rozsahem slouží k provedení rekultivace. Technická rekultivace není dlouhodobým majetkem, pokud tak stanoví zvláštní zákon.

4.2.2 Hmotným majetkem je též drobný dlouhodobý hmotný majetek (dále jen DDHM), tj. movité věci a soubory movitých věcí, jejichž ocenění je od 3 000 Kč do 40 000 Kč včetně v jednotlivém případě a doba použitelnosti delší než jeden rok.

4.2.3 Vedoucí jednotlivých odborů městského úřadu podle odpovědnosti a pravomoci uvedené v organizačním řádu mohou stanovit a navrhnout další vybrané druhy drobného nehmotného a hmotného (dlouhodobého) majetku (dále jen DDNM, a DDHM), který má nižší cenový práh, než je výše uvedená cenová hranice (3 000 Kč), bez ohledu na dobu použitelnosti, který také (i přechodně) bude zahrnut do souboru hmotného majetku podle okamžité (speciální) potřeby.

Tento vybraný a označený majetek pořízený z nákladů organizace lze vést v účetnictví města stejně jako majetek hmotný až do doby jeho vyřazení.

Schvalovací proces o způsobu účetnictví a evidence takto pojímaného majetku je v pravomoci rady města.

4.3 Finančním majetkem se rozumí:

1. dlouhodobé cenné papíry a vklady, které budou v držení účetní jednotky déle než jeden rok, tj. majetkové účasti v podnicích s rozhodujícím vlivem, v podnicích s podstatným vlivem a v případech, kdy má účetní jednotka v jiné účetní jednotce menšinový vliv,
2. půjčky poskytnuté účetní jednotkou podnikům ve skupině a ostatní půjčky s dobou splatnosti delší než jeden rok,
3. dlužné cenné papíry držené do splatnosti,
4. soubory movitých a nemovitých věcí pronajímaných jako celek podle § 28 ZDP.

Rozhodující pro zařazení do skupiny hmotného dlouhodobého majetku nebo do skupiny finančního majetku je účel pořízení (viz čtvrtá účetní direktiva).

Poznámka:

Pravomoci a kompetence pro hospodářské operace týkající se finančního majetku musí být v souladu s obecně závaznými předpisy (zákon o obcích), organizačním a jednacím řádem města.

4.4 Jiný hmotný dlouhodobý majetek

Jiný hmotný dlouhodobý majetek jsou věci movité nebo soubory movitých věcí, které zpravidla nelze ocenit podle platných právních předpisů. Jiným hmotným majetkem mohou být např.:

• umělecká díla, pokud nejsou nedílnou součástí budovaných staveb,

• předměty muzejní a galerijní hodnoty a knihovní sbírky knihoven, popř. jiné sbírky,

• movité a nemovité kulturní památky a jejich soubory,

• drahé kovy a předměty z drahých kovů.

5.1 Dokumentace a informační základna

Ucelená dokumentace hmotného majetku osvědčuje existenci, výskyt, ochranu a ocenění hmotného majetku v subsystémech, kterými jsou především:

• prvotní dokumentace,

• operativní evidence,

• účetnictví,

• statistika.

a to na základě úplné a průkazně vedené (vedených):

• prvotní dokumentace zahrnující výběrová šetření, smlouvy, studie, projekty zápisy, dodavatelské faktury,

• protokolů přejímacích, zařazovacích a vyřazovacích,

• inventárních karet majetku (resp. skladových a osobních karet),

• syntetické a analytické účetní evidence.

5.2 Analytické evidence (hmotného) majetku

5.2.1 Analytické účty jsou součástí účetnictví a jsou vedeny v souladu s ustanovením zákona o účetnictví a vyhlášky č. 410/2009 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro některé vybrané účetní jednotky. Analytické účty vede účetní jednotka podle jednotlivých složek hmotného majetku. V případě souboru movitých věcí a majetkové složky, v jejímž ocenění je příslušenství, se rovněž uvádějí jednotlivé části souboru a jednotlivé kusy příslušenství věcně a v hodnotovém vyjádření. Pokud se k souboru přiřadí další věc a k majetkové složce příslušenství přiřadí nebo se naopak vyřadí, uvádí se datum přiřazení nebo vyřazení této věci nebo příslušenství.

5.2.2 Analytické účty podle jednotlivých složek dlouhodobého nehmotného a hmotného majetku slouží k jeho identifikaci, zejména obsahují název nebo popis majetku, popř. číselné označení, datum a způsob jeho pořízení a uvedení do užívání, datum zaúčtování na účet účtové skupiny 01, 02 a 03, ocenění, údaje o zvoleném postupu účetního a daňového odpisování, roční sazby účetních a daňových odpisů, částky účetních a daňových odpisů za zdaňovací období, datum a způsob vyřazení. Dále obsahuje analytická evidence údaje o výši odpočtu daně z přidané hodnoty. Plátci DPH, kteří ve smyslu příslušných předpisů neuplatnili nárok na odpočet DPH a mají uvedený majetek oceněný včetně DPH, sledují částku DPH v analytické evidenci. V analytické evidenci, v případech majetku, ke kterému nemá účetní jednotka vlastnické právo, je nutno tuto skutečnost zachytit s uvedením vlastníka.

5.2.3 Analytické účty finančního majetku se vedou podle jeho jednotlivých složek; u záloh a půjček podle jednotlivých dlužníků. Obsahuje údaje potřebné k identifikaci finančního majetku, popř. údaje stanovené zvláštními předpisy.

5.3 Operativní evidence

5.3.1 Operativní evidencí se rozumí vedení:

• inventárních karet,

• rejstříků,

• skladových karet, osobních listů (karet),

• místních seznamů při využití prostředků výpočetní techniky a příslušných software u majetku (dlouhodobého i drobného majetku) a majetku, který není evidován v účetnictví.

5.3.2 Úkolem operativní evidence je především napomáhat řádné správě a ochraně jednotlivých součástí majetku, běžně podávat zprávu o stavu a pohybu součástí majetku, z hlediska umístění majetku, řádném využívání a údržbě, jakož i o osobách, které za ně nesou odpovědnost. Dalším nedílným úkolem operativní evidence je poskytovat spolehlivé podklady pro potřeby řízení, plánování, účetnictví, statistiku, rozbory a kontrolní činnost na úseku správy a ochrany majetku.

5.3.3 Operativní evidenci vedou, za její úplnost, správnost a pořádek při úschově písemností a dokumentace evidence odpovídají pracovníci konkrétně určení v souladu s organizačním řádem a směrnicí o oběhu dokladů.

5.3.4 Operativní evidence majetku (inventární karta) obsahuje zejména:

• název (popř. popis) majetku,

• inventární číslo,

• pořadové číslo karty majetku, nebo pořadové číslo v souboru majetku,

• datum pořízení,

• datum uvedení do užívání,

• datum zaúčtování na příslušný majetkový účet,

• údaje o odpisování (účetní, resp. daňové odpisy), roční sazby účetních a daňových odpisů, výše oprávek, zůstatková cena, zbytková hodnota,

• datum a způsob vyřazení,

• poznámky o technickém zhodnocení majetku.

Kromě skutečností shora uvedených a popřípadě skutečností dalších se v této evidenci vedou úplné zápisy o provedené údržbě, převodech jednotlivých předmětů (event. jejich součástí) mezi jednotkami v rámci úřadu anebo vně úřadu, tzn. převody majetku na jiné společnosti, resp. organizace.

Zápisy o přírůstcích a úbytcích jednotlivého majetku a předmětů se v operativní evidenci provádějí výhradně na základě předložených úplných a průkazných dokladů, které obsahují potřebné náležitosti.

Zápisy v operativní evidenci provedené na základě předepsané dokumentace musí být prováděny srozumitelně, přehledně a musí být zaručena trvanlivost těchto zápisů. Zápisy nesmí vyvolávat pochybnost o provedených hospodářských operací a jejich způsob podléhá režimu obecně závazných předpisů o vedení prvotní, účetní a operativní evidence včetně oprav, event. nesprávností.

5.3.5 Místní seznamy – součást operativní evidence

Veškerý majetek, dlouhodobý a krátkodobý, drobný hmotný a nehmotný spolu s vybranými druhy zásob vedenými v operativní evidenci se zapisuje do místních seznamů, které mohou mít formu počítačových sestav. Místní seznamy se vyhotovují dvojmo, jedno vyhotovení si ponechá pracovník operativní evidence, který vede inventární karty (správní odbor), druhé předá pracovníkovi, který za svěřené předměty na pracovišti odpovídá. Je-li takových pracovníků víc, vyvěšuje se místní seznam v místnosti, v níž všichni spoluodpovědní pracovníci mají své pracovní místo.

5.3.6 Přesuny majetku a předmětů z jedné místnosti do druhé v rámci úřadu musí vždy být bezprostředně oznámeno pracovníkovi operativní evidence majetku, jehož povinností je vyznačit všechny změny (přírůstky a úbytky, přesuny) v místních seznamech na základě zpracovaných tiskopisů – převodky majetku.

6.1 Evidence drahých kovů

Evidence drahých kovů se řídí všeobecnými předpisy o vedení účetnictví a skladové evidence, analytické a operativní evidence. Vzhledem k mimořádnému významu drahých kovů jako zvláštní součástí majetku města je třeba dbát níže uvedených pravidel.

1. Je třeba zajistit a pověřit zvláštního pracovníka, aby průběžně evidoval veškeré předměty a materiál z drahých kovů.
2. Materiál včetně odpadu se eviduje jak v operativní, tak v účetní evidenci. Pro účetnictví obce platí ustanovení účtové osnovy a postupů účtování, tj. že se evidují v účetnictví bez zřetele na cenu a limit evidování ostatního majetku.
3. V operativní evidenci musí být u každého předmětu a na každé kartě uvedeny váhové údaje, výrobní čísla, dodavatel, umístění předmětů apod. Na kartě se též uvádějí váhové úbytky způsobené opotřebením, takové úbytky musí zkoumat na příslušném pracovišti komise, která zkoumá úměrnost ožehu, otěru apod.
4. Jsou-li drahé kovy zabudovány do přístrojů, postačí evidovat pouze dotyčný přístroj za předpokladu, že zjistitelné údaje o zabudování kovu (druh, váha, ryzost, tvar apod.) budou uvedeny v popisu dotyčného přístroje nebo jeho příslušenství.
5. Materiál a předměty dávané ke zpracování (přetavení, přeformování apod.) je třeba pečlivě evidovat na předepsaných účtech, aby byly dostatečným průkazem co do jejich počtu, váhy i hodnoty před a po zpracování.
6. Zvlášť pozorně se sledují doklady k zápisu v účetní evidenci a v operativní evidenci, při kontrole a zápisu o inventarizacích.
7. Předměty i materiál musí být zásadně evidovány na kartách, zápisy o příjmu i výdaji musí být doloženy přejímkami a výdejkami. U výdejek musí být uveden účel vydání a připojen podpis vedoucího základního pracoviště, které bude s drahými kovy pracovat.
8. Předměty i materiál musí být bezpečně uloženy v trezorech vlastních nebo v trezorech organizací, které se úschovou drahých kovů zabývají.
9. Předměty i materiál se skladují i evidují centrálně, pokud to provozní podmínky dovolí. Lze pověřit úschovou i vedením evidence základní pracoviště (finanční odbor), ovšem pouze za předpokladu, že mají podmínky pro dodržení všech předpisů o správě a evidenci.
10. Před nákupem nového materiálu musí pověřený pracovník prověřit dosavadní zásoby (potřebu) nákupu nového. Nákup nového materiálu předmětu lze povolit pouze za předpokladu nezbytnosti.
11. Je třeba zajistit, aby s každým pracovníkem, který obhospodařuje drahé kovy, nebo s nimi pracuje ve výrobě, byla uzavřena dohoda o hmotné odpovědnosti. Na každém pracovišti je nutno ustanovit tříčlennou komisi, která posuzuje úbytky atd.
12. Výše uvedená ustanovení se použijí přiměřeně při obhospodařování kusových předmětů za účelem vybavení organizace (obce, města).

6.2 Evidence jiného majetku

6.2.1 Výtvarná a umělecká díla, která nejsou součástí budované stavby, jsou předmětem operativní evidence, vedené centrálně na finančním odboru městského úřadu, ve které se vedou na inventárních kartách se základními údaji:

• název předmětu a jeho popis,

• event. připojená fotodokumentace pro snadnou identifikaci předmětu,

• inventární číslo,

• rok pořízení,

• místo uložení,

• pořizovací cena,

• odpovědnost za obhospodařování.

6.2.2 Výtvarná a umělecká díla, která jsou součástí budované stavby, popř. stavby dříve postavené (fresky, sgrafita, sochy a jiná umělecká výzdoba), tvoří s budovou jeden dlouhodobý hmotný celek. Jsou součástí účetní evidence majetku a operativní evidence, kde se vyznačuje na inventárních kartách.

6.2.3 Způsob evidence knihovních sbírek a v knihovnách jednotné soustavy je určen zvláštními předpisy (tzn. evidence knihovního fondu). Evidence a revize knihovních fondů vyplývá ze zákona č. 257/2001 Sb., o knihovnách a podmínkách provozování veřejných knihovnických a informačních služeb (knihovní zákon), ve znění pozdějších předpisů a následně pak z vyhlášky č. 88/2002 Sb., k provedení zákona č. 257/2001 Sb., o knihovnách a podmínkách provozování veřejných knihovnických a informačních služeb (knihovní zákon).

6.2.4 Evidence nemovitých kulturních památek určených jako jiný majetek na území ČR, je jednotně upravena předpisy Ministerstva kultury ČR.

7.1 Převzetí do evidence dlouhodobého majetku

Převzetí dlouhodobého majetku včetně technického zhodnocení se musí dít v souladu s organizačním řádem města, v souladu s vymezenými kompetencemi a odpovědnostmi za obhospodařování a evidenci nově nabývaného majetku a na základě ucelené, níže uvedené dokumentace.

7.1.1 Režim přejímání staveb a technického zhodnocení

Přejímání staveb a jejich částí, jakož i přejímání strojů a zařízení, se provádí protokolárně – zápisem o odevzdání a převzetí stroje nebo zařízení. Přitom není rozhodující, zda stavba, její část, stroj nebo zařízení byly pořízeny dodavatelsky nebo ve vlastní režii.

Převzaty mohou být ty stavby a jejich části (dostavby, přístavby, přestavby apod.), na nichž byly provedeny práce a dodávky obsažené v projektové dokumentaci a nezbytné k tomu, aby mohly plnit svou stanovenou funkci, popř. funkci náhradní. Stavba nebo její část může být převzata, i když na ni ještě nebyly provedeny některé práce investiční povahy. Mohou to však být jen ty práce a dodávky, jejichž nedostatek nebrání tomu, aby nová kapacita mohla být využívána. Ojediněle drobné vady a nedodělky, zjištěné při přejímání stavby investorem, je dodavatel povinen odstranit podle podmínek a v termínu, který stanoví dohodou v zápise o…