Finanční kontrola v malé obci se sloučenou funkcí správce rozpočtu a hlavní účetní

6.2.22.2

Finanční kontrola v malé obci se sloučenou funkcí správce rozpočtu a hlavní účetní

Mgr. Pavel Bláha

1. Směrnice nastavuje vnitřní kontrolní systém a výkon finanční kontroly (dále jen "směrnice“) podle zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (dále také "zákon o finanční kontrole“ nebo "ZFK"), ve znění pozdějších předpisů, a vyhlášky č. 416/2004 Sb., kterou se provádí zákon o finanční kontrole (dále jen "prováděcí vyhláška“). Obec využívá ustanovení § 26 odst. 3 ZFK a sloučila funkci správce rozpočtu a hlavní účetní.

2. Účelem této směrnice je nastavit, v návaznosti na Organizační řád obce ..., vnitřní kontrolní systém, který v obci:

• vytváří podmínky pro hospodárný, efektivní a účelný výkon veřejné správy,

• je způsobilý včas zjišťovat, vyhodnocovat a minimalizovat provozní, finanční, právní a jiná rizika s plněním schválených záměrů a cílů obce,

• zahrnuje postupy pro včasné podávání informací příslušným úrovním řízení o výskytu závažných a plněných opatřeních k jejich nápravě.

3. Směrnice upravuje:

• Řídící kontrolu příjmových a výdajových operací a nakládání s veřejnými prostředky (kromě financí sem spadají dále věci, majetek a majetková práva obce) obce

• Veřejnosprávní kontrolu u žadatelů o veřejné finanční podpory obce a u příjemců těchto veřejných finančních podpor z rozpočtu obce

• Veřejnosprávní kontrolu u příspěvkových organizací obce

4. Směrnice je závazná pro všechny zaměstnance a volené zástupce obce, kteří vykonávají řízení a kontrolu veřejných financí (veřejných příjmů a výdajů) a veřejných prostředků obce, nebo se na nich podílejí

1. Starosta a všechny osoby, které se podílí na hospodaření s veřejnými financemi a veřejnými prostředky, zajistí, že je s nimi nakládáno v souladu se zákony, předpisy a opatřeními přijatými orgány obce a dále účelně, hospodárně a efektivně a bude tak dosahováno cílů finanční kontroly tzn.:

1. správnosti finanční a majetkové operace obce to znamená, že operace bude v souladu s právními předpisy a opatřeními přijatými orgány obce,
2. optimálního vztahu mezi její hospodárností, účelností a efektivností (dále jen kritéria 3E), přičemž použití veřejných prostředků bude:

   • účelné, to znamená, že dosažené výsledky zajistí optimální míru naplnění předpokládaných cílů,

   • hospodárné to to znamená, že zdroje budou k dispozici v odpovídající kvalitě, ve správném množství, ve správnou dobu a za co nejvýhodnější cenu,

   • efektivní, čímž se dosáhne nejvýše možného rozsahu, kvality a přínosu plněných úkolů ve srovnání s objemem prostředků vynaložených na jejich plnění.

Pokud nejsou kritéria 3E stanovena právními předpisy, technickými nebo jinými normami stanoví je předem starosta obce, na základě objektivně zjištěných skutečností a s ohledem na schválený rozpočet obce.

2. Schvalovací postupy v rámci finanční kontroly mohou být prováděny jak v papírové, tak v elektronické podobě. V případě využití elektronických prostředků není vyžadováno použití kvalifikovaného, uznávaného nebo zaručeného elektronického podpisu, vždy však je nutné, aby se jednalo o nezaměnitelný záznam zaměstnance vykonávajícího některý z úkonů finanční kontroly (např. záznam v informačním systému), ke kterému byl řádně pověřen.

3. Předběžná řídící kontrola dle úpravy vyhlášky č. 416/2004 Sb., se neprovádí u majetkových operací, které nemají charakter příjmu nebo výdaje z veřejného rozpočtu (darování nebo bezúplatné převody). Schválení těchto dispozic však musí být provedeno v rámci příslušných schvalovacích aktů a postupů obce.

4. Předběžná řídící kontrola se dále neprování u příjmových a výdajových operací, u kterých obec a její orgány nebo zaměstnanci nemůžou ovlivnit uskutečnění nebo výši příjmu nebo výdaje. Předběžná řídicí kontrola se neprovádí zejména u příjmů ze správních poplatků, místních poplatků a ze svěřených a sdílených daní. U těchto příjmových a výdajových operací však musí být provedena následná řídicí kontrola.

5. Schválením příjmové nebo výdajové operace v rámci řídicí kontroly není dotčeno schvalování příslušnými orgány obce podle zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů. Předběžná řídicí kontrola před vznikem závazku musí proběhnout v momentě, kdy je možné tyto parametry ovlivnit, tj. před vyhlášením výběrového řízení (respektive před předložením materiálu kompetentnímu rozhodujícímu orgánu). Pokud dojde k tomu, že kolektivní orgán (zastupitelstvo nebo rada) schválí jiné parametry operace, než byly v rámci předběžné kontroly předkládaného materiálu navrženy, zodpovídá následně úředník v pozici příkazce operace (PO) nebo správce rozpočtu (SR) před vznikem nároku nebo závazku obce pouze za správnost a úplnost realizace příjmů a výdajů, nebo změny rozpočtu, které věcně schválil příslušný kolektivní orgán, který má ke schválení kompetenci. Úředník obce stanovený jako PO nebo SR v tomto případě odpovídá za realizaci schválené operace v rozsahu schváleného usnesení nebo jiného právního aktu příslušného kolektivního orgánu obce.

1. Řídící kontrola bude prováděna ve fázích:

• předběžná, před zahájením příjmové, výdajové nebo majetkové operace,

• průběžná, po zahájení příjmové, výdajové nebo majetkové a to až do okamžiku jejího ukončení, vyúčtování a vypořádání,

• následná kontrola, která je následným zhodnocením výsledků příjmové, výdajové nebo majetkové operace.

2. Předběžná řídící kontrola se soustřeďuje na prověření právního, ekonomického, rozpočtového a účetního základu finanční nebo majetkové povahy plánované a připravované příjmové, výdajové nebo majetkové operace.

3. Předběžnou řídící kontrolu plánovaných a připravovaných operací zajišťují:

1. starosta obce nebo vedoucí (jsou-li v obci k dispozici) zaměstnanci pověření starostou k nakládání s veřejnými prostředky a majetkem obce jako příkazci operací,
2. pověřený zaměstnanec odpovědný za správu rozpočtu obce jako správce rozpočtu, který je zároveň odpovědný za vedení účetnictví obce jako hlavní účetní (HÚ). Pro tento případ je využito ustanovení § 26 odst. 3 ZFK a funkce SR a HÚ je sloučena. U obce s méně než 5 zaměstnanci mohou být jako SR a HÚ pověřeny i jiné osoby než zaměstnanci obce.

4.Hlavní účetní je rovněž pověřen / pověřena prováděním průběžné a následné kontroly. O jejích výsledcích a případně o vznikajících rizicích bez zbytečného odkladu informuje starostu.

5. Starosta obce v souladu s § 26 zákona č. 320/2001 Sb. v rámci obce písemně pověřuje pro případ své nepřítomnosti výkonem funkce PO, členy zastupitelstva obce nebo (vedoucí, jsou-li v obci) zaměstnance obce. Dále starosta pověřuje a výkonem sloučené funkce SR a HÚ účetní obce. V případě nepřítomnosti SR nebo HÚ plní jejich funkce pověřený zástupce. Pověřit jednoho zaměstnance obce, který by zároveň o operaci rozhodl jako PO a schválil ji rovněž jako SR a HÚ je nepřípustné!

6. Na návrh PO může SR v rámci obce stanovit, v rámci kontrolního zajištění finančního krytí předpokládaných operací a s tím souvisejících závazků, jejichž věřitel a výše nejsou předem známy, tzv. limitovaný příslib.

7. Vzor Pověření k výkonu řídící kontroly viz příloha č. 1 této směrnice. Jedno vyhotovení je uloženo na sekretariátu starosty obce a druhé u účetní obce. Originály podpisových vzorů viz příloha č. 2 pověřených zaměstnanců pro ty operace, které jsou podepisovány vlastnoručním podpisem, jsou uloženy u účetní obce.

8. Pokud používají starosta obce, pověření zaměstnanci i účetní obce v rámci řídící kontroly výhradně elektronický podpis se podpisové vzory nevypracovávají ani neukládají. To platí i pro nezaměnitelný záznam v informačním systému obce.

9. Pokud starosta obce a pověření zaměstnanci obce jako PO schválí operaci, na kterou se vztahuje postup dle jiného právního předpisu např. Správního řádu a zároveň i postup pro finanční kontrolu, má se za to, že schválení dle jiného právního předpisu představuje zároveň i schválení v režimu finanční kontroly.

1. Cílem předběžné řídící kontroly příjmových operací je, v případě veřejných příjmů vznikl obci nárok na příjem řádně tzn.:

• od správného dlužníka,

• včas nebo ve lhůtě, kdy mají být uhrazeny,

• ve správné výši.

2. Schvalovací postup při předběžné řídící kontrole se provádí před právním úkonem, kterým vzniká nárok na veřejný příjem a PO prověří:

• soulad připravované operace se stanovenými úkoly a schválenými záměry a cíli obce,

• správnost operace to znamená dodržení právních předpisů a schválených opatření obce v mezích právních předpisů,

• dodržení kritérií 3E (účelnost, hospodárnost a efektivnost),

• rizika, která se v průběhu uskutečňování operace mohou vyskytnout a stanoví případná opatření k jejich odstranění nebo zmírnění,

• a garantuje, že připravovaná operace je doložena věcně správnými a úplnými podklady.

2. Předběžná řídicí kontrola se neprovádí u příjmů uvedených v čl. II body 3 a 4 této směrnice.

3. PO rozhodne o schválení příjmu a vyhotoví o tom záznam viz příloha č. 3.

4. U příjmů, které schvaluje kolektivní orgán obce (zastupitelstvo nebo rada viz zákon č. 128/2000 Sb.) se pro schválení použije příloha č. 3 této směrnice.

1. Cílem průběžné řídící kontroly příjmových operací je ověřit zda:

• nárok obce na příjem byl schválen oprávněným PO a shoduje se jeho podpis s podpisovým vzorem (byla podepsán elektronickým podpisem oprávněného PO) – ověřuje HÚ,

• příjem má ohradit / uhradil správný dlužník,

• úhrada má proběhnout / proběhla ve správné výši,

• úhrada má proběhnout / proběhla včas, nebo ve stanovené lhůtě,

2. Řídící kontrolu příjmových operací provádí PO a HÚ.

3. PO schvaluje nárok na příjem před jeho odesláním dlužníkovi a vydá pokyn k plnění příjmu. Přitom ověří:

• správnost dlužníka,

• výši vzniklého nároku obce,

• splatnost nároku obce.

4. HÚ u příjmové operace v pokynu k plnění příjmu ověří, že u příjmové operace:

• připravovanou operaci podepsal oprávněný příkazce operace,

• byl správně určen dlužník, výše a splatnost vzniklého nároku v pokynu k plnění příjmů,

• jiné skutečnosti týkající se operace jako účetního případu a neshledal nedostatky,

• shledal nedostatky spočívající v:............... vrací operaci zpátky starostovi obce nebo PO.

Postup je popsán v příloze č. 4 této směrnice.

5. Pokud jsou veřejné prostředky připsány na bankovní účet obce (příp. do pokladny), účetní prověří, zda byly připsány od správné osoby (dlužníka), včas a ve správné výši. Toto ověření provede před zaúčtováním příjmu do účetnictví obce.

6. V případě, že účetní zjistí, že veřejné prostředky nebyly připsány (uhrazeny do pokladny) včas, ve správné výši nebo od správné osoby (dlužníka):

• ověří existenci, výši a splatnost pohledávky,

• identifikuje a vyhodnotí rizika, které s příjmovou operací souvisí a případně navrhne opatření k jejich vyloučení nebo zmírnění.

7. Účetní vyhotoví o úkonech podle předchozího odstavce záznam a předá ho spolu s ostatními podklady příkazci operace.

8. Příkazce operace na základě záznamu a souvisejících podkladů rozhodne o dalším postupu.

1. Cílem předběžné řídící kontroly výdajových operací před vznikem závazku je ověřit:

• nezbytnosti uskutečnění připravované operace pro plnění úkolů obce,

• správnosti operace zejména ve vztahu k dodržení právních a schválených opatření obce v mezích právních předpisů,

• dodržení postupů a podmínek stanovených pro zadávání veřejných zakázek,

• dodržení kritérií stanovených pro hospodárný, efektivní a účelný výkon obce,

• řízení rizik, která se v průběhu uskutečňování operace mohou vyskytnout a stanovení případných opatření k jejich odstranění nebo zmírnění,

• doložení připravované operace věcně správnými a úplnými podklady.

Svým podpisem PO potvrzuje oprávněnost, nezbytnost a správnost připravované operace k přípravě závazku a spolu s veškerými podklady předá SR.

2. Schvalovací postup při předběžné řídící kontrole výdajů provádí PO před právním úkonem, kterým vzniká závazek k veřejnému výdaji, nebo v případě veřejných zakázek před zahájením zadávacího řízení a prověří skutečnosti uvedené v předchozím bodu této směrnice viz příloha č. 5 této směrnice.

3. V případě potencionálních rizik tato PO identifikuje a navrhne opatření k jejich odstranění, nebo zmírnění

4. Poté PO rozhodne o schválení nebo neschválení předpokládané výdajové operace formou návrhu individuálního příslibu, který, pokud je schválen, předá k posouzení správci rozpočtu (spolu s příslušnými podkladovými doklady k výdajové operaci)

5. Správce rozpočtu ověří zda:

• byla připravovaná výdajová operace schválena příkazcem operace v rozsahu jeho oprávnění,

• je podpis příkazce operace shodný s podpisovým vzorem (byla podepsána elektronickým podpisem oprávněného PO),

• je výdajová operace v souladu se schválenými veřejnými výdaji, (programy, projekty, uzavřenými smlouvami nebo jinými rozhodnutími o nakládání s veřejnými prostředky obce),

• výdajová operace odpovídá pravidlům stanoveným zvláštními právními předpisy pro financování činnosti obce,

• byla výdajová operace prověřena v souvislosti s rozpočtovými riziky.

6. SR před vznikem závazku v případě připravovaných veřejných zakázek (tzn. před vyhlášením výběrového řízení tj. v zásadě před schválením Zadávací dokumentace nebo Výzvy k podání nabídek) dále prověří:

• zda připravovaná veřejná zakázka odpovídá pravidlům stanoveným zvláštními právními předpisy (zejména zákona č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, ve znění pozdějších předpisů),

• zda v Zadávací dokumentaci nebo Výzvě k podání nabídek došlo k ošetření rozpočtových rizik, která se jejím uskutečňováním mohou vyskytnout a byla přijata opatření k vyloučení těchto rizik.

7. SR na základě posouzení výše uvedených skutečností, rozhodne o schválení (příp. neschválení) výdajové operace. Schválení skutečností podle odstavce 5 potvrdí svým podpisem na individuální příslib.

8. Pokud SR shledá při předběžné řídicí kontrole připravované operace nedostatky, přeruší schvalovací postup a oznámí své zjištění písemně příkazci operace s uvedením důvodů a případně přiloží další doklady o oprávněnosti svého postupu.

9. PO rozhodne o schválení výdaje a vyhotoví o tom záznam viz příloha č. 5. Pokud schvalovací doložku obsahuje výstup z informačního systému obce, uvede se schválení příjmu ze strany PO na tomto dokumentu a může být vyznačeno přímo schválením úkonu v elektronickém systému obce. Lze použít i schvalovací razítko nebo vlastnoruční podpis na příslušném dokumentu. Totéž platí i pro SR.

10. U výdajů, které schvaluje zastupitelstvo obce/rada obce, případně u dalších rizikových výdajů se použije vzor individuálního příslibu, který je uveden v příloze č. 5 této směrnice.

1. Je-li to účelné k zajištění provozních potřeb vyplývajících z běžné, pravidelné činnosti obce, které je nutné zabezpečovat operativně, PO může předložit SR návrh na kontrolní zajištění finančního krytí předpokládaných operací a s tím souvisejících závazků, jejichž věřitel a výše není předem známa. Podpis SR na návrhu PO je pro účely finančního řízení dokladem o kontrolním zajištění finančního krytí předpokládaných závazků ve stanoveném limitu rozpočtových výdajů a určeném období (dále jen "limitovaný příslib“). Překročení limitovaného příslibu je nepřípustné. SR vede průběžnou evidenci naplnění těchto limitovaných příslibů.

2. Postup při schvalování Limitovaného příslibu před vznikem výdajů je stejný jako v článku VI. Vzor příslibu je uveden v příloze č. 8 této směrnice.

1. Cílem průběžné řídící kontroly výdajových operací po vzniku závazku je ověřit:

• existence závazku a ověření věřitele,

• splnění podmínek, výše a splatnosti operace,

• soulad závazku s individuálním nebo limitovaným příslibem.

2. Příkazce operace identifikuje a vyhodnotí rizika, která s připravovanou operací souvisí a případně navrhne opatření k jejich vyloučení nebo zmírnění.

3. Příkazce operace vyhotoví návrh pokynu k zajištění platby a na základě úkonů podle odstavce 1 rozhodne o schválení (příp. neschválení) výdajové operace. Pokud výdajovou operaci schválí, podepíše pokyn k zajištění platby, viz příloha č. 7 a předá ho hlavnímu účetnímu / hlavní účetní k zajištění platby.

4. Účetní jako hlavní účetní před provedením platby ověří:

• soulad podpisu příkazce operace v pokynu k zajištění platby s podpisem uvedeným v podpisovém vzoru (nebo operace byla podepsána elektronickým podpisem oprávněného PO),

• soulad údajů o věřiteli, výši a splatnosti vzniklého závazku s údaji ve vydaném pokynu k zajištění platby,

• soulad pokynu příkazce operace k zajištění platby s individuálním příslibem,

• jiné skutečnosti týkající se uskutečnění operace jako účetního případu podle zákona…